ISO内部監査チェックリストの作り方｜初心者向けの確認項目と質問例

ISO内部監査チェックリストとは？作る前に確認すること

内部監査では、ISO規格や社内ルールに沿って仕事が行われているか、仕事の仕組みが役立っているかを確認します。
チェックリストは、そのために確認する項目や質問、資料を整理し、結果を残すための表です。

質問だけを並べるより、何をもとに確認するのか、どの資料を見るのかまで書いておくと、当日の進め方が明確になります。
会社で指定された様式がある場合は、それを使って内容を整理するとよいでしょう。

確認のもとになるISO規格や社内ルールを「監査基準」と呼びます。
たとえば、作業手順の変更点を担当者へ伝える社内ルールがあれば、そのルールと実際の連絡内容を照らし合わせます。

作り始める前に、対象の部署と仕事、監査で重点的に確認したい内容を整理し、関連する資料をそろえます。
手順書は仕事の進め方を確認する資料、業務記録は実際に行ったことを確認する資料として使います。

前年のチェックリストも参考になりますが、担当者、手順、設備、システムなどの変更を反映する必要があります。
次の表を使って、今の仕事に合う資料がそろっているかを確認してみてください。

イソログに寄せられたリアルな声

チェックリストの作成では、前年の項目をどう直すか、担当者の説明をどの資料で確認するかなど、さまざまな疑問が出てきます。
ここでは4つの業種の場面を取り上げ、自社の項目を考えるヒントを紹介します。

以下は編集部が作成した架空の相談例です。業種・人数・状況は仮設定で、実際に届いた発言や顧客の体験談を紹介するものではありません。

内部監査チェックリストの作り方｜自社のルールから作る5ステップ

チェックリストは、対象業務を決め、必要な条件を拾い、質問と確認資料を用意する流れで作ります。
ここでは作業手順の変更を例に、5ステップで説明します。監査計画に沿って、ほかの対象業務も同じように整理できます。

1．確認する業務と、重点的に見る内容を決める

製造部門でも、材料の受入れ、製品の検査、作業手順の変更では、必要な質問が異なります。
まずは対象の仕事を分け、今回どこを重点的に確認するかを決めます。

作業手順を変更した直後であれば、承認、担当者への連絡、作業場所での使用状況が確認の候補です。
前回の監査結果や仕事の重要性も参考にしながら、必要な確認が抜けないように整理します。

2．社内ルールから、確認が必要な内容を拾う

対象業務の手順書を読み、誰が、何を、いつ行い、どの記録を残すのかを確認します。
文章をそのまま質問へ写すより、行うことを分けて整理すると、項目を作りやすくなります。

たとえば、変更点を担当者へ伝え、相手と日付を表に残すルールなら、連絡することと記録することが別の確認内容になります。
手順書だけでは担当や保存先が分からない場合は、業務担当者に説明を求めます。

社内手順とあわせて、関連するISO規格、法令、顧客との約束を確認します。それぞれの条件を項目に反映しましょう。

3．一つずつ確認できる項目にする

確認項目は、当日に何を見ればよいか分かる具体的な内容にします。
たとえば、手順書を適切に管理しているかという項目なら、承認、新しい手順書の使用、変更点の連絡などに分けると確認しやすくなります。

複数の内容を一つの項目にまとめると、連絡は済んでいても記録は抜けている、といった違いを残しにくくなります。
結果を分けたい内容は項目も分けるか、確認した内容と結果を分けて書けるようにします。

項目の横に、もとにしたルールと手順書の名前・ページを記載しておくと、当日に確認し直す際も便利です。
書類番号だけでなく、どのような対応を求めるルールかも短く書いておきましょう。

4．質問と、確認する資料・現場を決める

項目ごとに担当者への質問を考え、その答えをどの資料や現場で確かめるかを決めます。
質問と資料が対応していれば、説明を聞いたあとに何を確認するかで迷いにくくなります。

変更点の連絡を確認するなら、「今回の変更点は、誰に、どのように伝えましたか」と質問します。
確認する資料には、連絡メールや改訂管理表など、自社で実際に使っているものを書きます。

新しい手順書を使っているかを確認する場合は、保存先のフォルダーに加え、作業場所で使っている手順書も見ます。
必要に応じて担当者に作業の進め方を説明してもらうと、実際の使用状況まで確認できます。

5．結果の記入欄を用意し、前年の項目を見直す

監査前に記入するのは、確認するルール、項目、質問、資料などです。
当日に聞いた内容と確認結果は、実際に確かめてから書くため、準備段階では空欄にしておきます。

Excelや会社の指定様式を使う場合も、確認した資料と、その内容を残せるようにします。
書類の名前だけでなく、対象の作業や日付なども記録できると、あとで結果を説明しやすくなります。

前年の項目は、担当者、業務の進め方、設備、書類の保存先が変わっていないかを見直します。
変更された内容は加え、使わない項目を外す場合は、必要な確認まで抜けないかを確認します。

質問が多い場合は、同じ内容の重複を整理し、監査時間に合わせて進め方を考えます。
先に読める資料を確認し、質問する相手と時間を割り当てると、当日の確認を進めやすくなります。

記入例と質問例｜製造業の手順変更をチェックリストにする

ここでは、金属部品製造業・従業員80名で、ISO9001の内部監査を準備する場面を取り上げます。
業種・人数・社内ルール・書類名は、すべて説明のための想定例です。
実際の顧客事例ではありません。

この会社では、作業手順を変更する際、品質担当者が内容を確認して承認することになっています。

書類を管理する担当者は、共有フォルダーの手順書を新しいものへ入れ替え、作業をする人へ変更点を連絡します。
連絡した相手と日付は「改訂管理表」という、手順変更の記録表に残します。

こうした社内ルールをもとに、確認項目、質問、確認する資料を整理していきます。
まずは、変更点の連絡と記録について、チェックリストへ記入する内容を見てみましょう。

変更点の連絡を確認する項目の記入例

チェックリストには、社内ルールと質問だけでなく、確認する資料や担当者も記載します。
連絡したことと、必要な記録を残したことは、別々に確認できる形にします。

下の表は、一つの項目に入れる内容を縦に並べた記入例です。
自社の様式では、それぞれを対応する欄へ配置してください。

承認・手順書の使用・連絡を確認する質問例

社内ルールのほかの部分も、質問と確認する資料を組み合わせて項目にします。
確認したい内容が異なれば、見る資料や質問する相手も変わります。

新しい手順書が保存されていても、作業場所では古いものが使われている場合があります。
保存されていることと、実際に使われていることを分けて見ると、仕事の状態を確認しやすくなります。

ISO9001・ISO14001・ISO27001で変える確認項目

チェックリストを作る流れは共通していますが、確認する内容はISOの種類と自社の業務によって変わります。
ひな形を使う場合も、対象の仕事に合わせて質問と資料を選び直す必要があります。

ISO9001は、品質を安定させ、お客様が求める製品やサービスを提供するための仕組みです。
製造業であれば、作業手順の使用状況や、製品の検査・記録などが確認の候補になります。

ISO14001は、仕事が環境へ与える影響を管理する仕組みです。
建設業では、現場の廃棄物の分別や、薬品などの保管状況について、自社のルールと現場を比べる場面が考えられます。

ISO27001は、会社やお客様の情報を守る仕組みです。
システム開発業では、退職者のログイン停止や、情報へアクセスできる人の管理などを確認する場面があります。

下の表は、それぞれの会社が関連する社内ルールを定めている想定例です。
自社の業務と適用する要求に合わせて、質問と確認資料を調整して使えます。

当日の使い方｜追加質問と確認結果の書き方

当日は、チェックリストに沿って担当者へ質問し、説明を資料や現場で確かめます。
答えが曖昧な場合や、説明と資料に違いがある場合は、必要な追加質問を行います。

一度に多くのことを聞くより、相手、時期、方法を順に確認したほうが、具体的な情報を得やすくなります。
監査の目的と範囲を意識し、判断に必要な内容を絞って質問しましょう。

説明を、相手・時期・方法まで具体的に確認する

作業手順の変更について、担当者から、変更点は伝えたと説明されたとします。
その場合は、「連絡した相手を教えてください」「どのように伝えましたか」と順に質問します。

メールで連絡したなら、そのメールで宛先、送信日、変更内容を確認します。
作業担当者が複数いる場合は、必要な人へ連絡しているかも見ます。

メールの宛先と対象者の一覧を見比べ、必要な人へ連絡しているかを確かめます。確認できた範囲と追加で聞くことをメモしておきましょう。

資料が見つからない場合の確認手順

資料が見つからない場合は、まず対象の仕事と記録を具体的にし、担当者と保存先を確認します。
書類名や保存場所が変わっていることもあるため、見つからない理由を整理してから結果を考えます。

連絡メールで相手と日付が分かっても、社内ルールで改訂管理表への記入が必要なら、その記入状況も別に確認します。
連絡した事実と、決められた記録を残したかは、分けて扱うことが大切です。

社内ルール・確認内容・結果を分けて記録する

確認結果には、判定と一緒に、対象業務、確認した資料、日付を記載します。
社内ルール、確認した内容、結果を分けると、あとで読む人にも判断の理由が伝わりやすくなります。

次の例では、作業手順Aの第2版への変更を確認しています。
担当者への確認と資料探しを行った結果、連絡メールは見つかったものの、改訂管理表の該当欄は空欄でした。

この想定企業では、メールを改訂管理表の代わりにするルールはありません。
メールで連絡したことと、表に記入していないことを分けて、次のように記録します。

質問と確認の基礎を学ぶ｜ISOトラストの内部監査員養成講座

チェックリストを作るには、ISO規格と社内ルールを理解し、質問や資料の確認へつなげることが必要です。
基礎を学んだうえで自社の資料を使って練習すると、実際の監査をイメージしやすくなります。

基礎学習の選択肢として、イソログ運営会社のサービス「ISOトラスト」の内部監査員養成講座をご紹介します。

ISO9001・ISO14001・ISO27001の規格別に用意されたオンライン動画講座で、規格のポイントと内部監査の方法を扱います。
視聴期間の制限なく、繰り返し見られると案内されています。

学習後は、自社の手順書を一つ選び、項目・質問・資料・結果の書き方を練習してみるとよいでしょう。
下の表は、学んだ内容を仕事につなげるための編集部からの提案です。

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