ISO内部監査報告書の書き方｜記入例・不適合の書き方・テンプレート

ISO内部監査報告書には何を書く？目的と基本項目

内部監査報告書は、確認した結果を関係する管理者へ伝え、必要な対応につなげるために作ります。確認した仕事、使った基準、記録、判断の理由を残すと、後から読む担当者にも状況が伝わります。

報告書は、自社の監査手順に合う様式で作成できます。以下は、編集部が実務で使いやすいよう整理した項目です。既存の社内様式と見比べながら、必要な情報をそろえましょう。

重点項目と次回への依頼も、報告書の中でつなげる

前回から引き継いだこと、今回重点的に見ること、次回へ残すことを分けておくと、毎回の監査がつながります。次の項目構成を参考に、自社の様式で足りない情報を確かめてください。

「推奨事項」の欄には、要求を満たしたうえで、さらに良くできる点を記載するなど、社内で使い方をそろえます。要求を満たしていない点は不適合として分けて記録します。承認や監査リーダーの設定も、自社の監査手順に合わせます。

チェックリストや是正処置報告書とは役割を分ける

チェックリストは当日に確かめることを整理する道具、内部監査報告書は確認した結果を伝える記録です。是正処置報告書では、担当部署が原因と対応内容、その結果を整理します。一つの帳票にまとめても、役割ごとに欄を分ければ管理できます。

この記事では、ISO9001・ISO14001・ISO27001などのマネジメントシステムを対象にした内部監査報告書を説明します。

イソログに寄せられたリアルな声

報告書で迷いやすい場面を、5つの相談例にまとめました。編集部が作成した架空の例で、業種・規模・状況は仮設定です。実際に届いた発言や顧客実績を紹介するものではありません。

内部監査報告書の記入例とテンプレートの作り方

まず、完成した報告書の形を見てみましょう。次の記入例は、従業員30名の部品製造業で、出荷検査の記録を確認した場面を編集部が作成したものです。会社、記録番号、件数、日付は説明用の設定です。

この例で確認した不備は、確認者の記録漏れです。検査結果は残っているため、報告書では「出荷前に確認者を記録する」という社内手順と、記録漏れの事実を結びつけて指摘しています。

記入例を自社の報告書テンプレートへ反映する

上の記入例をもとに、監査の概要、所見、対応後の確認を分けて社内様式を整えます。既存の是正処置管理表がある場合は、指摘番号でつなげてください。

社内様式には、自社の文書番号、適用規格の版、報告先、承認方法を反映します。確認中の欄には「追加確認中」「原因分析前」など、現在の状況と次の予定を記入しましょう。

不適合の書き方｜基準・事実・判断をつなげる

不適合は、「基準」「事実」「判断」の順に書くと整理しやすくなります。まず必要な条件を書き、次に実際の状況を示し、どこが条件を満たしていないかを説明します。

基準欄には、社内手順の文書番号、版、該当箇所と、必要な条件を記載します。ISOの項番も併記する場合は、自社が適用する版の規格票で対応を確認します。

報告書へ載せる不適合の文例

製品検査手順Q-07第3版4.2は、出荷判定前に検査結果と確認者を検査記録へ残すことを定めている。2026年10月1日から14日の記録10件を確認したところ、2026-1014-03と2026-1014-06には検査結果がある一方、確認者の記録がなかった。製造部長と別保管の承認記録も確認したが、該当する記録は確認できなかった。このため、出荷前の確認者記録を残す管理が、抽出した10件中2件で実施されておらず、同手順の要求を満たしていない。

基準欄と証拠欄に詳しく書いた場合は、結論欄を短くまとめられます。原因は担当部署が実際の業務を調べる欄に分け、調査後に追記できるようにしておきます。

不適合・改善の機会・追加確認をどう書き分ける？

要求を満たしていない点は不適合、満たしているうえで良くできる点は改善の提案として整理します。証拠がそろっていない場合は「追加確認中」とし、確認する資料や担当を決めます。

記録が見つからないときは、活動と記録を分けて確かめる

教育記録が見当たらないときは、別の帳票や保管先を担当者と確認します。教育を行ったか、必要な能力を確かめたか、その結果を記録しているかを分けて聞くと、どこに不備があるかを整理できます。

業種が変わっても、事実から先へ飛びすぎない

分類の基準は、必要な要求を満たしているかです。未達の条件と証拠が確認できた場合は不適合として記録し、要求を満たしたうえでの工夫は改善の提案として伝えます。

対象部署と意見が分かれた場合は、確認した事実、双方の説明、未解決の点を記録します。監査責任者へ引き継ぎ、追加確認と判断の進め方を整理しましょう。

提出後の是正処置とフォローアップの進め方

提出前に、記録番号や対象期間などの事実を対象部署と確認し、自社の手順に従って報告します。対応を進めるのは社内で決めた責任者です。監査員は、必要な情報が伝わったか、対応とその効果を確かめられるかを確認します。

修正・原因分析・是正処置を同じ欄で済ませない

「修正」は見つかった問題を直すこと、「是正処置」は原因を取り除き、再発を防ぐことです。担当部署が実際の仕事や記録から原因を調べ、影響と再発の可能性に合う対策を決めます。

たとえば、出荷前の点検担当が曖昧だったことが原因なら、担当者と点検するタイミングを決める対策が考えられます。確認できた原因に対して、どの対策が役立つかを検討しましょう。

上の日付は、この作例で設定した対応予定です。期限を変更するときは、理由、暫定対応、新しい予定を記録し、関係者へ共有します。予定日と実際の完了日は別に管理し、完了後に実施結果を記入しましょう。

提出前に見直すチェック項目

監査結果は、担当部署の対応、経営者による見直し、次回の監査へつなげます。同じ問題が繰り返される場合は、担当の分担や記録の流れなど、業務全体で見直す部分を考えましょう。

内部監査報告書のよくある質問

報告書の作成で迷いやすい点をまとめました。質問を押すと回答が開きます。

報告書を書く力を身につける｜内部監査員養成講座

報告書の書き方は、監査当日に何を質問し、どの記録で確かめるかとつながっています。様式を埋める練習に加えて、規格の基本、質問、証拠の確認、判断の伝え方を学び、自社の資料で練習すると実務へつなげやすくなります。

基礎を学ぶ選択肢として、イソログ運営会社のサービス「ISOトラスト」の内部監査員養成講座をご紹介します。ISO9001・ISO14001・ISO27001の規格別オンライン動画講座で、各規格のポイントと監査技法を約30〜60分で学ぶ内容です。

公式ページでは、キャンペーン受講料を1名・1規格あたり税抜9,800円（税込10,780円）と案内しています。通常受講料は税抜30,000円（税込33,000円）です。複数名・複数規格の総額やキャンペーンの適用条件は、申込み前に販売ページで確認してください。

動画は視聴期間の制限なく繰り返し視聴でき、修了証明書はメールでデータが送付される案内です。受講前に教材の対応する版と学習内容を確認し、受講後は自社の手順や帳票と結び付けて、社内の経験者と記録の書き方を確かめましょう。

受講後は、自社の手順や記録で質問と報告の練習をしましょう。経験者と一緒に判断の理由を振り返ると、学んだことを実際の監査で使いやすくなります。

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