内部監査の不適合・改善の機会の違い｜指摘の判断と伝え方の具体例

不適合と改善の機会の違い｜判断の基準は「要求を満たしているか」

不適合は、守るべき条件を満たしていない状態です。改善の機会は、条件を満たしているうえで、仕事をさらに良くできる点です。判断するときは、「何を求められているか」と「実際にどうなっているか」を見比べます。

たとえば、社内手順で「変更内容と連絡日時を記録する」と決めているのに、必要な記録が残っていなければ不適合です。記録はそろっていても、検索に時間がかかるなら、探しやすくする工夫を改善の機会として提案できます。

ISO 9000の用語でも、不適合は要求を満たしていないこととして整理されています。ここでいう要求には、適用する規格、自社の手順、業務に関係する法令や顧客との約束などがあります。

「観察事項」「推奨事項」との関係

所見の呼び方は、自社の監査手順でそろえます。「観察事項」や「推奨事項」を改善提案に使う会社もあります。環境省の内部監査実施要領にも、指摘事項・観察事項・適合事項を分ける運用例があります。まず社内で各区分の意味と対応方法を確認しておくと、監査員同士の判断を合わせやすくなります。

また、「内部監査そのものが改善の機会になる」という説明は、監査を業務改善に活かすという広い意味です。報告書の区分として使う「改善の機会」は、上の表のように、要求を満たしたうえでの提案として整理すると分かりやすくなります。

イソログに寄せられたリアルな声

判断や伝え方で迷いやすい場面を、5つの相談例にまとめました。編集部が作成した架空の例で、業種・人数・状況は仮設定です。実際に届いた発言や顧客実績を紹介するものではありません。

迷ったときの判断手順｜基準・事実・追加確認をそろえる

迷ったときは、基準、事実、追加確認の順に整理します。監査メモを次の4項目に分けると、判断の根拠と次の行動が見えてきます。

基準は、必要な条件まで具体的にする

「文書管理の項番に関係する」から一歩進め、何を満たす必要があるかを書きます。たとえば「作業場所では、承認された最新版の手順書を使う」と社内で定めているなら、その条件と実際に使われている版を見比べます。

手順が業務に合わなくなっている場合は、現行手順との差を記録し、担当部署と改訂の必要性を検討します。法令や顧客との約束も確認すると、変えられる部分と、引き続き守る条件を整理できます。

事実は、対象・日時・資料をそろえる

「記録がない」というメモは、「9月の作業予定変更12件のうち、2件で連絡日時の記録を確認できなかった」のように具体化します。対象期間と件数、資料名を残すと、担当部署も同じ記録を確認できます。

説明と資料が異なるときは、同じ案件や同じ時点を見ているかを確かめます。変更前の画面を見ていた、承認記録が別システムにあった、といった違いを整理しましょう。

まだ資料を見ていないときは、追加確認の予定を決める

資料を探している段階では、「追加確認中」として確認先と予定日を残します。APGの証拠収集ガイダンスでも、集めた情報を監査基準と照らして評価する考え方が説明されています。社内では、次のようにメモしておくと引継ぎがスムーズです。

監査前に質問と資料をそろえる手順は、内部監査チェックリストの作り方でも紹介しています。日程と担当者の割当は、内部監査計画書の作り方と合わせて確認できます。

具体例で比較｜不適合・改善の機会・追加確認の分かれ目

同じ場面でも、社内ルールと確認できた事実によって判断は変わります。以下は編集部作成の架空の業務例です。文書番号、案件番号、期限、記録件数も、この説明のために設定しています。

例1：変更連絡の記録が見当たらない

設備保守会社で、顧客から指定された作業時間の変更を確認する場面です。社内の「受注変更手順O-06第2版4項」では、変更内容を作業予定表へ反映し、作業担当者へ連絡し、その日時を記録すると定めています。

この作例では、連絡日時を記録することが社内の条件です。メールの送信履歴で日時を確認でき、その保存が手順を満たすなら、その点は適合として整理できます。担当者が使う記録と、手順で求める内容を合わせて判断しましょう。

例2：教育記録はあるが、担当できることの確認が不明

まず、その業務に必要な知識・技能と、会社が決めた確認方法を調べます。作業観察や評価結果が別に残っている場合もあるので、教育担当者と記録を確認しましょう。

必要な能力を裏付ける記録が確認できれば、その内容で評価できます。必要な記録が保持されていないと分かった場合は、該当する要求に対する不備として報告します。実際に作業できるかは、作業の様子や評価の実施状況も合わせて確かめます。

例3：廃棄物の分別方法が、現場と手順書で違う

現場の容器、表示、分別状況を見て、社内手順と契約条件を照合します。必要な分別区分に反する混在を確認したら、その事実と基準を不適合として記録し、影響と対応を担当部署へ共有します。

一方、分別は必要な条件を満たしていて、容器の配置を変えると運搬の手間を減らせるなら、改善の提案として伝えられます。要求を満たすことと、仕事を進めやすくする工夫を整理すると、現場でも検討しやすくなります。

例4：退職者のアカウントが有効になっている

社内手順が定める停止期限と対象サービスを確認し、管理者に設定画面と操作履歴を示してもらいます。期限を過ぎてもアカウントが有効で、停止していないことを確認した場合は、期限内停止の条件に対する不適合です。

報告には、対象ID、サービス名、確認日時、設定状態を残します。退職後の利用や情報への影響は担当責任者へ共有して調べます。確認の進め方は、ISMS内部監査の確認項目と質問例で一件の事例を使って説明しています。

重大・軽微を分けるときは、影響と広がりを見る

重大・軽微などの区分を使う場合は、自社の監査手順に沿って判定します。記録の件数に加え、製品やサービスへの影響、同じ問題が起こる範囲、過去の再発、管理の仕組みが働いているかを確認します。

指摘の書き方｜基準・事実・判断を短くまとめる

指摘文は、基準、確認した事実、その事実からの判断をそろえると伝わります。先ほどの変更連絡の作例で、追加確認後も必要な記録が残っていないと分かった場合を見てみましょう。

文章でまとめるなら、次のように書けます。

「受注変更手順O-06第2版4項では、作業時間の変更を担当者へ連絡し、その日時を記録すると定めている。2026年9月の変更12件のうち、C-0909とC-0924は予定表の更新を確認したが、共有表・社内メール・担当者が示した保管先を確認しても連絡日時の記録がなかった。このため、抽出した12件中2件で、同手順が求める連絡日時の記録を保持していない。」

この書き方なら、担当部署は対象の案件と、確認すべき記録をすぐに特定できます。連絡を実施したか、どのような影響があったかは、それぞれ確認結果を追記します。

この3点は、APGの不適合の記録に関するガイダンスでも整理されています。同資料は監査の書き方を学ぶ参考にでき、基準・証拠・不適合の内容を明確に残すことを重視しています。

改善の機会は、現状と期待できる効果を書く

今度は、必要な連絡日時の記録が12件ともそろっていた場面を考えます。ファイルが複数の場所に分かれ、提示に10分ほどかかったなら、次のように提案できます。

「抽出した変更12件について、予定表への反映と担当者への連絡日時を確認できた。記録の保管先が複数に分かれ、提示までに約10分かかった。保管先や案件名の付け方をそろえると、引継ぎ時や問い合わせ時にも必要な記録を探しやすくなる。」

期待する効果を示しておくと、担当部署が方法を選びやすくなります。既存フォルダーの整理、一覧への参照先の追加など、普段の仕事に取り入れやすい工夫を相談しましょう。

報告書全体の項目や、指摘番号と対応記録のつなぎ方は、内部監査報告書の書き方で確認できます。

相手に伝わる説明｜指摘から対応の相談まで

相手に伝えるときも、同じ資料を一緒に見ながら、基準と事実を順に説明します。追加の記録や別の運用があれば、その場で確認できるように話を進めましょう。

相手から別の事実が示されたら、記録を確かめる

「別のメールに残っています」と言われたら、そのメールと案件番号、日時を確認します。新しい証拠が見つかれば、判断を見直し、報告書へ反映します。

見解が分かれたままの場合は、確認した資料、双方の説明、残る論点を記録し、監査責任者へ共有します。追加で誰が何を確かめるかを決めると、次の話し合いを進めやすくなります。

改善提案は、現場のやりやすさも聞く

記録を探しやすくしたいなら、「今の保管方法で困る場面はありますか」「案件番号から一覧で開けると役立ちますか」と聞いてみましょう。担当者が普段感じている手間と結びつけると、実行できる方法を見つけやすくなります。

指摘後の進め方｜修正・是正処置・効果の確認

不適合を共有したら、担当部署が影響と原因を調べ、必要な対応を進めます。監査員や確認担当者は、対応した結果と、その後の業務で効果が出ているかを確かめます。

目の前の問題を直し、再発を防ぐ方法を考える

「修正」は見つかった不適合を直すこと、「是正処置」は原因を取り除いて再発を防ぐことです。ISO 9000の用語にも、この違いが示されています。変更連絡の作例なら、現在の予定と連絡状況を確かめることから始めます。

不足した記録を新たに確認する場合は、今回確認した日付と結果を残します。原因の調査と対策の予定は別に管理すると、現在の対応状況が分かりやすくなります。

改善の機会は、対応の要否と優先度を決める

改善提案は、期待する効果、手間、リスクを担当部署で比べ、採用するか、いつ取り組むかを検討します。社内で回答や記録のルールを設けている場合は、その手順に沿って進めます。

たとえば検索の手間を減らしたい場合、まず既存の一覧に保管先へのリンクを付け、次の引継ぎ時に探しやすくなったかを確かめられます。小さく試し、役立った方法を広げる進め方もあります。

対応と確認の予定は監査結果と結びつけ、次回の監査や経営者による見直しに活かしましょう。準備からフォローまでの流れは、内部監査の進め方でも説明しています。

不適合と改善の機会に関するよくある質問

判断や報告で迷いやすい点をまとめました。質問を押すと回答が開きます。

判断と伝え方の基礎を学ぶ｜ISOトラストの内部監査員養成講座

不適合と改善の機会は、必要な条件を満たしているかを確かめて判断します。まず対象業務を一つ選び、基準と記録を見比べ、結果を短く書く練習をしてみましょう。経験者と判断の理由を話し合うと、監査員同士で考え方をそろえやすくなります。

規格と監査方法の基本をまとめて学びたい方には、イソログ運営会社のサービス「ISOトラスト」の内部監査員養成講座も選択肢です。ISO9001・ISO14001・ISO27001の規格別オンライン動画で、規格のポイントと内部監査技法を約30～60分で学べます。

動画は繰り返し視聴でき、修了証明書はデータで送付されます。学習後に自社の手順書と記録を使って質問や報告を練習すると、内容を実務へつなげやすくなります。教材の対応版や受講方法は、講座ページで確認できます。

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担当者の学び方は内部監査員の資格・役割・学び方、受講内容の比較は内部監査員養成講座の選び方でも紹介しています。