ISMSの退職者・異動者のアカウント管理｜初めての担当者向けに確認の流れを紹介

パソコンの返却だけでは、アカウントの管理は終わらない

アカウントとは、メールやチャットなどのサービスを使うための登録です。会社のパソコンを返しても、自宅の機器から仕事のメールを読める状態が残ることがあります。退職時には、物の返却とサービスの利用停止を、それぞれ確認する必要があります。

異動の場合は、新しい仕事に必要な利用を残し、不要になった利用を外します。例えば、会社共通の勤怠サービスは使い続け、前の部署だけで使っていた顧客資料は見られないようにする、といった変更です。

ISMSは、会社で情報の守り方を決め、続けて見直す仕組みです。退職・異動時のアカウント管理もその一つです。連絡をまとめる人と、実際にサービスの設定を変える人が違う場合は、誰がどこまで担当するかを先に決めておくと、依頼漏れを防げます。

入社時に用意したサービスの一覧があれば、確認の出発点にできます。入社時のアカウント準備と確認例も、利用開始から退職までの記録をつなげる参考になります。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

利用を止める日時と、作業を頼む相手を決める

利用停止の日時は、本人が仕事で使う必要がなくなる時点を基準に決めます。例えば、最終出勤日の業務が終わった後は使わないなら、その日の業務終了時に止める日程を組めます。退職日まで有給休暇を取る場合も、退職日だけを見て利用を残すのではなく、残りの期間に業務で使う予定があるかを上司と確認します。

人事・総務から退職日と最終出勤日を聞き、上司が確認した利用終了の日時を、サービスの管理担当者へ伝えます。「6月30日の18時」のように時刻まで共有すると、勤務中に止めてしまうことや、退職後も使える状態が残ることを防げます。

サービスごとに担当者が違う会社では、連絡をまとめる人を決めます。「メールは情報管理担当、勤怠は総務」のように依頼先を一覧にしておけば、作業後の確認先も分かります。

会社で決めている手順との合わせ方は、ISMSの社内ルールと周知の進め方でも紹介しています。異動の場合も、異動日と変更内容を同じように関係者へ伝えます。

使っているサービス・引き継ぐ資料・返却物を一覧にする

会社共通の一覧だけでは、部署で独自に契約したサービスが抜けることがあります。本人と上司に「朝、何を開いて仕事を始めますか」「お客様との連絡や資料の保存には何を使いますか」と聞くと、実際に使っているものを拾いやすくなります。

サービスの一覧と、機器を貸したときの記録に照らし合わせ、次のようなものを確認します。

例えば、営業担当者が部署で申し込んだ名刺管理サービスを使っているなら、それも一覧に加えます。本人が契約や設定変更の窓口も担当している場合は、その役割を後任へ引き継ぐ準備も必要です。

元になる一覧がないときは、会社で使う情報や資料を書き出す手順を参考に、本人の仕事で使うものから書き出せます。

退職前に資料を引き継ぎ、利用停止と返却を確認する

資料の引継ぎは、後任が実際にファイルを開けて、仕事を続けられるところまで確かめます。保存場所だけを伝えても、開く権限がなかったり、進行中の案件が分からなかったりすると、退職後に困ってしまいます。上司と後任で必要な資料を選び、不明な点は本人がいるうちに聞いておきます。

利用停止とアカウントの削除は、別の作業です。本人が使えないようにすることを先に準備し、削除は必要なメールや資料の保存・引継ぎを確認してから進めます。削除すると資料も消えるサービスがあるため、管理担当者には残したい資料と利用停止の日時を一緒に伝えます。

引継ぎが終わらない場合も、退職者が使える状態を残して解決するのではなく、上司と管理担当者で社内に資料を引き継ぐ方法を決めます。必要なデータを保管することと、退職者本人の利用を止めることは両立できます。

パソコンやスマートフォンは、貸出記録と現物を照らし合わせて受け取ります。在宅勤務者には返送方法と到着予定日を案内し、入館カードや鍵も返却先の担当者に受領を確認します。

国立循環器病研究センターが公表した退職時チェックシートでは、退職前の引継ぎと、最終出勤日のスマートフォン・職員証などの返却を時期に分けています。社内の確認表でも、事前に準備することと当日の返却物を分けると、本人へ案内しやすくなります。掲載された機器や日程をそのまま使うのではなく、自社の貸出品と決めた日程を記入します。

異動時は、残す利用・追加する利用・外す利用を分ける

異動した人のサービスを、すべて止める必要はありません。異動先でも使うものを残し、新しい仕事に必要なものを追加します。一方で、前の仕事だけで使っていた資料やサービスは、引き続き必要かを見直します。

異動前後の上司に、次のように聞くと変更内容を整理できます。例えば営業部から総務部へ移るなら、営業の顧客資料を今後も見る仕事があるか、新しくどの総務の資料が必要かを確認します。

決まった変更内容と異動日を、管理担当者へ伝えます。引継ぎのため前の部署の資料をしばらく使う場合は、何のために、いつまで使うかを上司が決め、終了日も共有します。

変更後は、本人に新しい仕事で必要な資料を開けるか聞き、管理担当者には不要な利用を外したか確認します。新しい利用を追加するだけで終わらせず、前の部署の利用も確認すると、使える範囲が増え続けるのを防げます。

部署の共有場所では、利用者だけでなく、資料の保存先や管理する人も引き継ぎます。今あるフォルダーの見直し方と変更後の記入例は、ISMSの共有フォルダー管理で紹介しています。

記録には「依頼済み」と「完了」を分けて残す

停止を依頼しただけでは、作業が終わったかどうかは分かりません。サービスごとに管理担当者から完了の連絡を受け、誰の利用を、いつ止めたかを記録します。返却物は受け取った人、資料の引継ぎは後任に確認し、一つの表に結果を集めると残りの作業が見えます。

次は、卸売会社の社員が退職する場合の架空例です。人名・日付・状況は説明用の仮設定で、一律の作業期限を示すものではありません。

スマートフォンが届いたら「7月1日、山田が受領」と追記します。予定を過ぎた作業は担当者に状況を聞き、上司にも共有します。後から別のサービスが見つかった場合は、本人がまだ使える状態かを管理担当者に確認し、必要な対応を依頼します。

確認表と完了連絡は、関係する担当者が見つけられる場所へまとめます。保存先の考え方は、ISMSの文書・記録管理の基本で紹介しています。

退職・異動時のアカウント管理のよくある質問

退職・異動の手順を含め、ISMSの運用を相談する

退職・異動時の管理では、使っていたサービス、引き継ぐ資料、返却物を一覧にすると、誰へ何を頼むかが分かります。利用停止や変更の日時を関係者に伝え、実際に終わったことまで確かめると、次の担当者にも状況を引き継げます。

ISOトラストは、ISO27001（ISMS）の取得から取得後の運用まで支援しています。退職・異動時の役割分担や確認手順を整えたい場合は、現在の確認表と困っている場面を伝え、ISMSの運用についてどのような支援を受けられるか相談できます。

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