ISMSのパソコン持ち出し管理｜初めての担当者向けに確認と記録例を紹介

会社のパソコンを持ち出すときの基本

会社のパソコンを社外で使うときは、持ち出してよい機器と、申請・承認の方法を確認します。在宅勤務や出張が決まっていても、どのパソコンでも自由に持っていけるとは限りません。

上司や貸出担当者には、「明日は自宅で見積書を作るので、このパソコンを持ち帰りたい」と、目的と使う場所を伝えると話が進みます。社内ルールと貸出記録を見せてもらえば、出発までに必要な手続きも分かります。

ISMSは、会社全体で情報を守るための仕組みです。パソコンの持ち出しでは、誰が、どの機器を、どこで、いつまで使うかを把握し、外出先でも紛失や情報の流出を防げるようにします。社内で決めることの全体像は、ISMSの社内ルールで説明しています。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

出発前に確認するものと連絡先

持ち出す前には、パソコン本体と付属品、利用する場所と期間、緊急時の連絡先をそろえます。貸出担当者と実物を見ながら確認すると、記録と違う機器を借りたり、電源アダプターを忘れたりするのを防げます。

機器を管理するための記録については、ISMSの情報資産管理も参考になります。借りるパソコンと記録が一致しているか、その場で確かめます。

緊急時の連絡先は、会社が認めた方法で、パソコンがなくても見られるように控えておきます。連絡先をパソコンの中だけに保存すると、紛失したときに連絡できなくなります。最初の窓口につながらない場合の連絡先も必要です。

出発前に、ログイン用のパスワードや画面ロック、機器に保存した情報の暗号化、ウイルス対策ソフトなどが、会社の指定どおりに設定されているかを機器担当者と確かめます。暗号化は、保存した情報を第三者に読み取られにくくする対策です。設定の方法が分からない場合は、担当者に確認してから持ち出します。IPAの日常の情報セキュリティ対策でも、持ち出す機器の暗号化やウイルス対策を案内しています。

外出先で仕事を始めるときの操作は、出発前に機器担当者へ確認します。必要な資料が使えるかを確かめておくと、現地で困る場面を減らせます。

移動中・外出先・自宅での扱い

移動中は、パソコンを入れたかばんの口を閉じ、手元から離さないようにします。電車を降りるときや車から降りるときなど、場所が変わる前に荷物を確かめると、置き忘れに気づきやすくなります。

外出先で使うのは、会社が認めた場所です。周囲から画面を見られない位置を選び、席を離れるときは画面をロックします。ロックは画面を守る対策なので、パソコン本体も持って移動するか、会社が認めた場所で保管します。

自宅では、家族と共用せず、使い終わったら会社のルールに沿って保管します。必要な資料を開けない場合は機器担当者へ連絡し、会社で認められた方法を案内してもらいます。個人のメールなどへ送って持ち出すと、会社が管理できなくなります。

IPAの長期休暇における情報セキュリティ対策でも、持ち出しルールを事前に確かめ、機器やデータの紛失・盗難などを防ぐよう案内しています。社員へ説明する際は、出発時や移動の区切りなど、具体的な場面に沿って伝えると理解しやすくなります。

返却の確認と、貸出記録の例

返却は、貸出担当者がパソコンと付属品を受け取り、戻ったことを記録するところまでが一連の流れです。机に置くだけでは、返したことが伝わらない場合があります。担当者が不在なら、指定の保管場所と連絡方法に従います。

破損や不具合に気づいた場合は、いつ、どのような状況になったかも伝えます。返す日を変更したい場合は、返せないと分かった時点で連絡します。次に借りる人の予定もあるため、新しい返却日を担当者と決めて記録します。

次は、持ち出しの申請と貸出・返却の記録に残す内容の架空例です。日付・人名・機器名・利用場所は説明用の仮設定で、実際の社員や貸出実績ではありません。すでに使っている用紙や社内システムがあれば、その記録を利用できます。

返却日は、実際に戻ったことを確認してから記入します。予定日と返却日を区別すれば、まだ貸し出し中なのか、次の人が使えるのかを記録から判断できます。

見当たらないときは、すぐ会社へ連絡

パソコンが手元にないと気づいたら、見つかるまで待たず、会社で決めた連絡先へ知らせます。会社側で必要な対応を始められるよう、原因がはっきりしない段階でも連絡することが大切です。

伝える内容は、自分の名前、持ち出しているパソコン、最後に見た場所と時間、現在地、気づいた時点の状況です。例えば「営業部の田中です。貸出用パソコンがありません。最後に見たのは取引先の会議室で、今は駅にいます」と伝えます。人名や状況は、連絡の仕方を示す仮例です。

分からないことは、分からないまま伝えて構いません。「電車に置いたかもしれない」といった推測は、実際に確認できたことと区別して話します。その後の探し方や対応は会社の指示を受け、見つかった場合も連絡します。

初めて持ち出す社員への説明

初めて出張する人には、申請から返却までを、実際の予定に沿って説明すると伝わりやすくなります。貸出記録を開き、借りる機器を見ながら、返す相手と緊急時の連絡先まで一緒に確かめます。

「予定日に返せなくなったら誰に連絡するか」を本人に説明してもらうと、案内が伝わったか分かります。電車を降りる前や取引先を出る前など、荷物を確認する場面も具体的に示します。

貸出担当者にも、返却の連絡が届いているかを確認します。担当者や保管場所が変わったときは、ルールを管理する人と案内を更新し、古い連絡先が残らないようにします。

パソコン持ち出しのよくある質問

まとめ：持ち出しから返却までを一つの流れに

パソコンを持ち出すときは、利用する人・機器・場所・期間を伝え、社内の手続きを済ませます。移動中は手元で管理し、返却後は本体と付属品が戻ったことを記録します。紛失時の連絡先は、パソコンがなくても分かるようにしておくと安心です。

社内ルールと普段の仕事が合っていない、社員への説明を担当者だけで抱えている場合は、ISOトラストのISMS取得・運用支援に相談できます。今の資料と困っている場面をもとに、仕事の中で続けられる方法を考えられます。

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