ISMSの入社時アカウント管理｜初めての担当者向けに準備と確認例を紹介

入社時のアカウント管理とは

入社初日にメールや勤怠システムへログインできないと、新しく入った社員が仕事を始められません。必要なアカウントを入社前に用意し、本人が使えるところまで確かめるのが、入社時のアカウント管理です。

アカウントは、メールや勤怠などのサービスを使うための、その人の登録情報です。ISMSは会社の情報を守る取組を続ける仕組みで、「誰が、どのサービスを使うか」をはっきりさせることも、その基本の一つです。

たとえば営業事務の社員なら、メールと勤怠のほかに、営業資料を開く準備も必要かもしれません。人事だけで決めず、配属先の上司とシステムの管理担当者が、使うものと準備の予定を共有しておくと手配の漏れを防ぎやすくなります。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

入社前に確認することと担当者

準備に必要なのは、入社日、配属先、担当する仕事、使うサービスです。人事・総務から正式な入社の連絡を受けたら、配属先の上司に仕事内容を聞き、準備するものをまとめます。

「勤怠は総務、メールは情報管理担当へ依頼する」といった分担が分かれば、連絡先を探す手間も減ります。前回の申請があれば、必要な項目を確認する参考になります。

入社日とサービスの利用開始日が違う場合は、会社が認めた開始日を伝えます。氏名や日程がまだ確定していないときは、未確定の項目と確認先を残し、先にできる準備を設定担当者と相談します。

必要なサービスと利用範囲の決め方

使うサービスは、実際の仕事内容から選びます。上司に「どの資料を見ますか」「入力や修正も行いますか」と聞くと、必要な範囲が分かります。メールや勤怠は会社共通でも、顧客管理や資料の保存先は部署ごとに違うことがあります。

サービスで使える範囲のことを「権限」と呼びます。たとえば、資料を読むだけの人と、内容を書き換える人では、必要な権限が異なります。準備する担当者が広く設定するのではなく、上司や管理責任者が認めた範囲を申請します。

前任者の設定をそのまま使うと、今回の仕事には不要な情報まで見られることがあります。前任者が経理を兼ねていたなら、その経理資料は新しい社員にも必要なのか、上司に確認しておきましょう。

アカウントの申請・承認・発行

使うサービスが決まったら、会社の申請用紙や申請画面で手続きを進めます。本人の氏名と所属、必要なサービス、利用範囲、使い始める日を伝え、承認後に設定担当者へ作成を依頼します。申請から設定まで一つの仕組みになっている会社では、その流れに沿えば大丈夫です。

「いつもの設定で」と頼むより、「営業資料は指定された保存先の閲覧、利用開始は11月4日」のように、承認された内容を具体的に伝える方が行き違いを減らせます。この日付は説明用の例です。設定方法が分からない項目は、仕事内容と承認された範囲を伝えて相談します。

依頼した後は、受け取った担当者と作業予定を確認します。承認待ちなのか、設定待ちなのかが分かれば、次に連絡する相手も明確になります。間に合わないサービスがある場合は、予定を配属先の上司にも伝えておきます。

入社日や配属先が変わったら、承認者と設定担当者にも同じ変更を知らせます。すでに作成したアカウントをどう扱うかも相談し、返答と対応結果を残します。

初回ログインと利用ルールの説明

アカウントができたら、本人に最初のログイン方法を案内します。在宅で仕事を始める場合は、本人確認の方法と案内の送付先を、先に人事・総務や管理担当者と決めておくとスムーズです。新しい仕事用メールの開き方を、そのメールだけに送ってしまうと、本人が案内を読めません。

最初のログインや追加の本人確認は、会社が案内する方法で本人に進めてもらいます。パスワードなどの秘密の情報は、会社指定の方法で渡し、準備状況をまとめる表には書きません。IPAの不正ログイン対策の案内も参考に、会社のパスワードや本人確認のルールを案内します。

使い始める前には、パスワードを他の人に教えないこと、資料を保存する場所、困ったときの連絡先も説明します。説明した日、対象者、内容と理解できたかどうかを、会社の教育記録に残しておきます。

その後、本人が必要なサービスにログインでき、仕事で使う資料を開けるかを確かめます。設定担当者からの完了連絡だけでは、本人が使える状態になったかまでは分からないためです。

使えないからといって、同僚の個人用アカウントを借りるのは避けます。本人へのルールの伝え方は、ISMSの情報セキュリティ教育でも紹介しています。

入社準備のチェック表と記入例

準備状況は、サービスごとに「依頼済み」「設定済み」「本人の利用確認済み」を分けて残すと把握しやすくなります。今ある申請や回答の記録を使い、同じ情報を何度も転記しない形で管理できます。

以下は、24人の卸売会社で、営業事務の田中さんが11月4日から働く架空の例です。氏名・人数・日付・サービスの呼び方は仮設定で、利用範囲は上司の確認と会社の承認が済んでいるものとします。

営業資料を使えるようになったら、確認日と結果を追記します。作業が残る場合は、担当者と次に確認する日も残しておくと、連絡をまとめる人が交代しても状況を引き継げます。氏名を含む記録は、会社が指定した担当者の扱う保存先に置きます。

公表されている取組では、Josysが紹介するトリコ株式会社の事例に、入社する人のアカウントが発行されたかを確認できるようにした工夫が載っています。自社でも、依頼したものと準備できたものを同じ一覧で見られると、返事待ちの作業を見つけやすくなります。

仕事内容が変わったり利用を終えたりするときの対応は、ISMSの退職者・異動者のアカウント管理で紹介しています。

入社時のアカウント管理でよくある質問

まとめ：初日に使えるところまで準備する

入社時のアカウント管理は、アカウントを作って終わりではありません。仕事内容に合ったサービスを用意し、本人への案内と初回ログインまで済ませることで、新しい社員が仕事を始めやすくなります。

人事・配属先・設定担当者の間で何を確認すればよいか、今ある申請や記録をどう使えばよいかで迷う場合は、ISOトラストのISO27001取得・運用支援に相談できます。普段の入社手続きと困っている場面を伝えると、社内で続けられる方法を考えやすくなります。