ISMSの共有フォルダー管理｜利用者・保存先の確認と見直しの基本

共有フォルダーは、仕事で使う人に合わせて管理する

共有フォルダーは、複数の人が資料を保管し、取り出すための場所です。社内のファイルサーバーにも、会社が使うクラウドサービスにもあります。便利な一方で、保存場所を知っていることと、その資料を見る必要があることは同じではありません。

例えば、全社員向けのお知らせなら広く読める場所が役立ちます。お客様の契約内容なら、その仕事を担当する人が使う場所が適しています。誰が何のために使うのかが分かると、どの資料を置くか、誰に使ってもらうかも決めやすくなります。

ISMSは、会社の情報を守るための決まりや取り組みを、日々の仕事で続けていく仕組みです。共有フォルダーも、作ったときの設定を残したままにせず、今の仕事に合っているかを見直します。ここでは、システムの設定方法ではなく、部署の担当者が確認する内容を扱います。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

引き継いだ場所の用途と、管理する人を確かめる

引継ぎのメモにフォルダー名だけが並んでいたら、普段使っている人と一緒に場所を開くところから始めると分かりやすくなります。「営業資料」でも、提案書、受注の記録、お客様から預かった資料では扱いが違います。何を置き、どの仕事に使っているかを聞きながら確かめます。

同じ名前の場所を取り違えないよう、会社の一覧や引継ぎメモには、フォルダー名と保存先のリンクなどを残します。既に情報の保管場所をまとめた一覧があるなら、その内容を更新すれば、新しい表を増やさずに済みます。

あわせて、その資料の扱いを決める責任者と、設定を変更する担当者を確かめます。部署の責任者が利用の必要性を判断し、社内のIT担当者や委託先が設定を変える会社もあります。自分に操作する権限があっても、変更の判断は会社で決めた手順に沿って進めます。

管理していた人が退職して分からなくなっている場合は、上司へ状況を伝え、今後の責任者を決めてもらいます。資料の置き場所と相談先が分かれば、利用者の確認も進めやすくなります。

利用者とできる操作を、今の仕事に照らして見直す

利用者の名前は、今その部署にいる人の一覧や案件の担当者と見比べます。異動した人、退職した人、担当を離れた人が残っていないかを見るだけでなく、新たな担当者が必要な資料を使えるかも確認するところです。

ここでいうアクセス権は、資料を開く、内容を直すといった操作を許可する設定です。「閲覧」「編集」などの名前で表示されますが、できる操作はサービスや会社の設定で異なります。設定担当に利用者の一覧を見せてもらう際は、人をまとめたグループの中に誰が入っているかも確かめます。

名前が見慣れないだけで外すと、委託先などの必要な作業を止めてしまうことがあります。不明なものはそのまま放置するのでも、自己判断で消すのでもなく、誰の何の利用かを調べる依頼にします。

IPAの中小企業向け情報セキュリティ対策ガイドラインでも、異動や退職に伴うアクセス権の見直しが取り上げられています。社内の連絡と利用の変更を一緒に進めると、見落としを減らせます。アカウント全体の引継ぎや停止は、ISMSの退職者・異動者のアカウント管理で説明しています。

保存先をそろえ、移動するときは使う人へ知らせる

資料を探すたびに人へ聞いているなら、普段どの場所を開いているかを利用者同士で確かめると、迷う原因が見えてきます。部署の共有場所にある資料と、個人のパソコンにあるコピーを別々に更新していれば、どちらを仕事に使うかが分からなくなります。

今後の保存先は、資料を使う仕事と、見せてよい相手に合わせて責任者と決めます。「受注資料は部署の指定フォルダーへ保存する。修正が必要なときもそこにある資料を使う」といった短い説明に、実際の場所を添えると案内しやすくなります。名前の付け方も、会社で決まっているものがあればそれを使います。

場所を整理する際は、移動する資料と時期を普段の利用者へ知らせます。移動によってリンクや共有範囲が変わる場合もあるため、設定担当と相談し、切り替え後に必要な人が資料を開けるかを確かめます。古い場所に案内が残っていれば、そちらも更新します。

長く使っていない資料でも、保管が必要な契約書や記録が含まれることがあります。削除してよいか、どこで保管を続けるかを責任者と確認して扱います。取引先にも見せる資料が混ざる場合は、社内用の場所との共有範囲を確かめます。相手に渡す前の確認は、ISMSの社外ファイル共有を参考にできます。

記入例｜異動に合わせて利用を変更し、完了まで確かめる

次は、卸売会社で営業担当者が総務へ異動する際の架空の確認メモです。人名・日付・内容は説明用の仮設定です。営業の受注資料を引き継いだ後、以前の担当者の利用を外す場面を例にしています。

この例では、フォルダーの利用変更は終わり、資料の移動はまだ確認中です。まとめて「対応済み」にせず、何が終わり、何が残っているかを書くと、次に行う仕事が分かります。今の申請書や引継ぎメモに追記できるなら、専用の様式を作る必要はありません。

変更を依頼するときは、対象の保存場所、利用者、必要な操作、変更する時期を伝えます。作業が終わったら、設定担当の結果と、部署で必要な仕事が続けられるかを確認して記録します。誰がいつ見るかを残しておくと、依頼したままになることを防げます。

確認中に、見えるはずのない資料が開けると気づいた場合は、社内の情報管理窓口へ速やかに連絡します。対象の場所と気づいた状況を伝え、設定の変更や調査は担当者と進めます。

共有フォルダー管理でよくある質問

保存場所の迷いを、続けやすい社内ルールへ

フォルダーの一覧を整えても、普段使う人が保存先を知らなければ、別の場所へ資料が分かれていきます。実際に迷った資料を一つ選び、保存先の案内、利用者の変更、担当交代の連絡のどこで止まったかを見ると、直す箇所を絞れます。

確認や変更が一人に集中している場合は、不在時の相談先も決めておくと安心です。会社の規模に合う分担と、日々の仕事で使える短い説明をそろえることが、管理を続ける助けになります。

ISOトラストは、ISO27001（ISMS）の取得と取得後の維持・運用を支援しています。共有フォルダーを含む情報の扱い方や、担当者の分担をどう決めるか迷う場合は、今の保存方法と困っている場面を伝え、必要な支援について相談できます。

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