ISOコンサルを変更するには？初めての担当者向けに準備と引継ぎを紹介

コンサル会社と審査機関は、役割が違う

ISOコンサル会社は、ISO取得の準備や、取得後の社内ルール・記録の見直しを手伝う会社です。一方、審査機関は、会社の仕組みがISOの基準を満たしているかを審査し、認証する機関です。

コンサル会社を変更するために、審査機関も一緒に変える必要はありません。この記事では、準備や運用を手伝うコンサル会社の切替えを扱います。

引継ぎでは、現在の契約、次の審査日、使っている資料、残っている作業を新しい会社へ伝えます。取得の途中でも取得後でも、今どこまで進んでいるかが分かれば、次に頼む仕事を相談できます。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

今の困りごとを、次の会社に頼みたいことへ変える

「対応が合わない」という理由だけでは、新しい会社にどんな支援を期待しているか伝わりにくくなります。困った場面を一つ挙げると、必要な対応を具体的に話せます。

例えば「質問への返事を待って作業が止まる」なら、質問の窓口や回答までの日数の目安を聞けます。「資料を自分で直せない」なら、実際のファイルを使って書き直し方を教えてほしい、と伝えられます。

現在の会社でも、担当者や打合せ方法、支援内容を変えることで解決する場合があります。変更案を聞いたうえで、別の会社へ頼むかを社内で検討する方法もあります。

支援先を変える理由は、不満だけではありません。ISOコムの公表記事では、個人のコンサルタントが廃業する場合の引継ぎも案内しています。支援が終わる予定が分かった時点で、資料の受渡しと次の相談先を考えておくと安心です。

社内で担当する仕事も増やしたい場合は、ISOコンサルへの依頼を見直し、社内で運用する範囲を広げる方法も参考になります。

切替え日は、契約と次の審査日を見て決める

切替え日は、今の支援が終わる日、新しい支援を始められる日、次の審査日を並べて考えます。先に日付だけを決めると、審査前の資料確認などを頼める人がいない期間ができることがあります。

今の契約書では、終了を申し出る期限と方法、最終支払いを確認します。新しい会社には、開始日、最初に必要な資料、初回費用を聞きます。契約担当者や経理にも共有すると、手続きと予算を一緒に調整できます。

審査が近い場合は、準備を今の会社に最後まで頼むか、新しい会社に引き継げるかを先に決めます。支援期間が重なるなら、重なる期間の料金も含めて判断します。資料の量や残る作業が違うため、変更に必要な日数は一律には決まりません。

提案書や見積もりの読み合わせには、ISOコンサル契約前の質問例と確認メモも使えます。

引き継ぐ資料と、受け取るときの確認

引継ぎに使うのは、普段の手順書や記録、審査の予定、途中の相談が分かるメモなどです。新しい会社へ最初に必要なものを聞き、現在使っている資料をそろえます。似たファイルが複数ある場合は、使っている部署にどれが最新かを確かめます。

紙だけで受け取っている資料は、社内で書き直せるファイルも受け取れるかを聞いておきます。届いたファイルは実際に開き、必要な内容がそろっているかを見ます。支援終了後の利用についても、契約と支援先の案内を確かめます。

資料が足りなくても、変更先への相談は始められます。不足するものを伝え、先に用意する資料を決めます。顧客や社員の情報が入った資料は、共有できる範囲と受渡し方法を社内で確かめてから渡します。

終わっていない仕事を残す、引継ぎメモの例

資料だけを渡しても、「この点検表は修正中」「この質問は回答待ち」といった事情までは伝わりません。現在の状況、次にすること、担当者、期限を短いメモにすると、新しい担当者が続きを進めやすくなります。社内で使っている打合せメモにまとめても構いません。

次は、卸売会社で担当者を交代する際の架空の記入例です。日付・人名・状況は説明用で、新旧の支援先と仕事の分担を決めた場面を想定しています。

資料が届かないなど、予定が変わったら、次の担当者へその時点の状況を伝えます。新しい期限を決めてメモを書き換え、上司にも共有すると、古い予定のまま準備が止まるのを防げます。

新しい担当者との最初の打合せで話すこと

最初の打合せは、引継ぎメモと実際の資料を一緒に見る機会です。新しい担当者がファイルを開けるか、使う資料を取り違えていないかを確かめ、次の作業と締切を決めます。

社内には、新しい相談窓口、連絡方法、最初の打合せ日を知らせます。古い窓口が書かれた案内は更新し、以前の支援先との資料共有についても、社内担当者と扱いを見直します。

一度やり取りをしてみると、事前に送った方がよい資料や、回答をもらいたい日を添える必要などが分かります。最初の作業が終わったところで、頼んだ内容と実際の分担が合っていたかを話すと、その後の進め方を整えられます。

ISOコンサルの変更でよくある質問

支援先の変更をISOトラストへ相談する

ISOトラストでは、ISOの取得や取得後の運用を支援しています。今の支援を見直したい場合は、次の審査予定と手元の資料、困っている作業を伝えると、必要な支援について相談できます。

変更を検討している段階でも、引き継ぎたい仕事と希望する開始時期を伝え、対応範囲を確かめられます。

ISOトラストの取得・運用支援を確認する