内部監査員の力量評価｜選任・教育・実務確認の記録例

内部監査員の力量評価とは？任せる仕事から基準を決める

内部監査員の力量評価は、担当する監査を進められる知識と技術があるか、実際の行動や記録で確かめることです。評価結果を使って、任せる範囲と次の教育を決めます。まずは「どの規格の、どの業務を、どこまで任せたいか」を一文にしてみましょう。

たとえば「ISO9001の内部監査で、保守部の点検記録を調べ、担当者への質問から結果の報告まで行う」と決めれば、見る項目がはっきりします。手順を読めるか、必要な記録を選べるか、確認した事実を報告できるかを、順に確かめられます。

研修の記録と、実務を確かめた記録をつなぐ

研修の受講日や修了証は、学んだ内容を示す資料になります。これに質問練習の結果、同行監査でできたこと、報告書への助言を加えると、その人が担当できる仕事まで説明できます。

ISO・IAFのAPGによる力量のガイダンスも、必要な力量を定め、教育やOJTなどを行い、仕事の観察や成果物などで効果を評価する流れを示しています。これはISO9001の理解を助ける解説資料です。

監査方法を検討するときは、監査の原則や監査員評価を扱うISO19011のガイドラインも参考になります。以下では、担当業務に合わせて使える社内評価の例を紹介します。内部監査員の役割や学び方から確認したい方は、内部監査員の資格・役割・学び方をご覧ください。

イソログに寄せられたリアルな声

次のカードは編集部が作成した相談例です。業種・人数・状況は仮設定で、実際に寄せられた発言や顧客実績ではありません。

力量評価の基準｜6つの行動と確認方法

評価表の項目は、監査中に見たり、成果物で確かめたりできる言葉で書きます。「コミュニケーション能力がある」なら、たとえば「業務の流れを聞き、回答に合わせて記録を提示してもらえる」まで具体的にします。

担当する規格・業務の知識を加える

上の6項目を土台に、監査する業務で使う知識を加えます。対象の手順書や記録を一緒に開き、「この仕事では何を見れば、運用を確かめられるか」を評価者と候補者で話し合うと、学習内容も決まります。

結果は、できた行動が伝わる区分で残す

社内の評価区分がまだない場合は、次のように分けると、次の教育へつなげやすくなります。各区分の横に、見た事実を一行添えましょう。既存の力量表を使っている会社は、同じ意味になる欄へ記入できます。

教育から実務確認まで｜4つのステップで進める

育成は、基礎学習、練習、同行監査、振り返りの順で進めると、知識を実際の行動に移しやすくなります。候補者の経験を聞き、すでにできることと、これから身に付けることを最初に確認します。

模擬監査は、一つの仕事を最後までたどる

たとえば、点検依頼を受けてから報告書を渡すまでの流れを題材にします。指導者は現行の手順書とサンプルの依頼書・点検記録・報告書を用意し、候補者に「どの資料を、何のために見るか」を説明してもらいます。続いて担当者役への質問、記録の照合、結果の報告まで行います。

候補者が「確認しています」と聞いて終えたら、指導者は「その確認をどの記録で確かめられそうですか」と声をかけます。答えをすべて先に教えるより、資料を選ぶ理由を話してもらうほうが、次の監査で使える考え方が身に付きます。

同行監査では、担当と助言のタイミングを決める

OJTは、実際の仕事をしながら指導を受ける教育です。同行する前に、候補者が担当する質問、指導者が補足する範囲、振り返りの時間を決めておきます。候補者が話を進める間、指導者は質問や確認の様子を短くメモします。

振り返りでは「質問が弱い」よりも、「担当者の回答は聞けた。次は報告書の番号を控え、手順の条件と照合してみよう」と、できた点と次の行動を伝えます。本人にも難しかった場面を聞くと、練習する課題を絞れます。準備する質問は内部監査チェックリストの作り方も参考になります。

力量評価表の記入例｜結果・教育・再評価を一続きに残す

ここからは、設備保守会社・28人を想定した編集部の架空例で、記録の書き方を紹介します。営業部のAさんが保守部の点検・作業報告を監査し、経験者のBさんが評価する設定です。Aさんは対象の点検・報告書の作成や承認を担当していません。人物、日付、手順番号、評価結果は説明用です。

最初の評価で、できたことと助言を分けて書く

「理解不足」「問題なし」だけの記録よりも、何を見て判断したかが伝わります。表の右欄は、助言を受けた行動と追加練習を対応させるのがコツです。確認する場面がなかった項目は「未確認」とし、次に見る機会を決めます。

追加教育の実施後、同じ行動をもう一度見る

記録は、受講履歴、初回評価、追加練習、再評価の順でたどれるようにします。別々の様式を使う場合も、対象者名と日付、記録番号で結び付ければ、育成の経過を確認できます。監査所見の書き方は内部監査報告書の記入例で説明しています。

選任と担当範囲の決め方｜評価結果を監査計画へ反映する

評価後は、監査責任者が任せる仕事を決め、社内の選任手順に沿って承認します。先ほどのAさんなら「ISO9001の点検・作業報告を監査メンバーとして担当できる」と、規格、業務、役割をそろえて記録します。

チームリーダーの仕事は、別に確かめる

リーダーには、監査メンバーの担当を決め、時間を調整し、チーム全体の結論をまとめる仕事があります。メンバーとしてできるようになった人には、次の監査で一部の進行を任せ、準備会議や終了時の報告も観察すると、役割を広げる判断がしやすくなります。

たとえば「部門の説明が予定より長くなったとき、残り時間と重点項目を見て配分を調整できた」「メンバーの確認結果を集め、未確認事項を明確にして報告した」といった事実を残します。経験年数と合わせて、実際にその役割を果たせたかを見ていきましょう。

少人数の会社は、実際の担当業務から組み合わせを考える

公平な監査にするため、監査する人と対象業務の関係も確認します。実施、作成、承認の担当を一覧にし、本人の仕事を本人だけで評価する組み合わせを避けます。同じ部署でも別業務を担当している場合や、別部署でも対象の承認に関わっている場合があるため、実際の役割を見ます。

社内だけで組むのが難しければ、他の業務を担当する人との組み合わせや、外部の経験者の支援を検討できます。力量の確認に加えて、公平な判断ができる担当かを決めてから、内部監査計画書へ反映しましょう。

再評価のタイミングと、育成に活かす振り返り

力量は、監査後の振り返りと、担当する仕事が変わるときに見直します。まず次の年間計画を作る前に、最近の監査記録、本人の担当業務、前回の育成課題を一緒に確認する機会を置くと運用しやすくなります。

評価者同士も、同じ事例で判断を合わせる

評価者が複数いる会社は、同じ練習用の監査所見を読み、それぞれがどの行動を評価するか話し合います。「できた」と判断した理由が違えば、評価表の文言を具体的に直します。実際の監査メモを使う場合は、社内の情報管理の手順に沿って共有します。

指摘件数の多さだけで評価すると、確認の深さや報告の分かりやすさが見えにくくなります。基準と事実を正しく比較したか、必要な追加確認ができたかを見ましょう。判断の練習には、不適合と改善の機会の違いも使えます。

評価後の助言を、次の監査で試す

臨床検査室を対象としたISO15189の内部監査に関する公開研究では、監査員の力量評価を行い、結果に基づくフィードバックと次の監査での再評価を実施しています。評価を育成に結び付けた実例として参考になります。

自社でも、一人につき次に試す行動を一つか二つ選ぶと取り組みやすくなります。「記録をもっと見る」なら、「回答を聞いた後、関連する記録を自分で選び、手順の条件と照合する」まで決め、次の担当監査で確かめます。

内部監査員の力量評価に関するよくある質問

評価の運用で迷いやすい点をまとめました。質問を押すと回答が開きます。

基礎学習を実務につなぐ｜ISOトラストの内部監査員養成講座

まずは次の監査で任せたい仕事を一つ選び、評価する行動を書き出してみましょう。候補者と基準を共有し、学習、練習、同行監査の予定を決めると、力量評価を育成の流れに組み込めます。

基礎知識をまとめて学ぶ方法として、イソログ運営会社のサービス「ISOトラスト」の内部監査員養成講座も選択肢です。ISO9001・ISO14001・ISO27001の規格別オンライン動画で、規格のポイントと内部監査技法を約30～60分で学べます。動画は繰り返し視聴でき、修了証明書はデータで送付されます。

受講後に自社の手順書で質問案を作り、経験者と記録の照合や報告を練習すると、学んだ内容を監査に活かせます。講座の対応版、学習内容、受講方法は講座ページで確認できます。

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