ISMSで生成AIを使うときの社内ルール｜初めての担当者向けに確認例を紹介

生成AIの社内ルールで決めておくこと

生成AIを仕事で使うルールでは、使えるサービスとアカウント、入力できる情報、作った文章の確認方法、困ったときの連絡先を決めます。この4つが分かると、社員は「この資料を入れてよいか」「できた文章を誰に見てもらうか」を判断しやすくなります。

生成AIは、指示に応じて文章などを作るサービスです。下書きや要約に役立つ一方、入力する資料の扱いや、回答に含まれる誤りには注意が必要です。

ISMSは、会社の情報を守るためのルールを決め、仕事の中で続けて見直す仕組みです。生成AIの利用も、普段の情報管理につながります。社外へ渡す前に確認が必要な資料なら、AIに入力するときも、認められた範囲かを確かめます。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

仕事に使えるサービスとアカウントを選ぶ

仕事では、会社が認めたサービスとアカウントを使います。同じ名前のサービスでも、契約や利用方法によって条件が違うことがあるため、個人で使っているものをそのまま仕事用にする前に、社内の案内を読みます。

新たに使いたい場合は、作業を一つ具体的に挙げます。「公開済みの商品説明を短くしたい」「実際の案件を含まない案内文を作りたい」など、入力する情報と、完成した文章を誰に見せるかも添えると、担当者が利用条件を検討しやすくなります。

サービス提供元の説明や会社のルールを確認するのは、社内の情報管理担当者など、利用を判断する人です。ファイル添付や別サービスとの接続を使う予定があれば、それも検討してもらう範囲に含めます。

既存の情報管理と合わせて案内を作る際は、ISMSの社内ルールと周知の進め方も参考になります。

入力前に、顧客情報や未公開の内容がないかを見る

入力する文章やファイルには、顧客名、社員の連絡先、未公開の売上や提案、パスワードなどが入っている場合があります。送信前に中身を読み、その情報を利用してよいと会社が認めているかを確かめます。サービスの利用許可と、資料の入力許可は別に考えます。

会社名や人名を消しても、仕事内容や日付、金額から相手が分かることがあります。名前を消しただけで入力可能と決めず、残る情報も含めて判断を頼みます。説明や練習なら、実際の案件を使わず、一から作った架空の例を使えます。

AIが作った文章は、元の資料と比べてから使う

文章が自然でも、日時や金額、商品名、案内先が正しいとは限りません。生成AIの文章を使う前に、社内で確認済みの資料と照らし合わせます。根拠が分からない部分は、確認できた内容へ直してから使います。

例えば説明会の案内文なら、確定した開催案内を開き、会場・開始時刻・申込方法を見比べます。読みやすく言い換えられていても、予定が変わっていれば修正します。社外に送る前の確認は、普段の社内手順に沿って受けます。

IPAの「AI利用者のためのセキュリティ豆知識」も、AIの回答に誤りがあり得ることや、入力情報の扱いを説明しています。社員への案内では、「確認する」だけでなく、比べる元の資料を具体的に示すと行動につながります。

社員向けの案内に書く内容と記入例

利用条件が決まったら、社員が普段見るIT利用の案内や社内ポータルへ載せます。使うサービスだけでなく、用途・入力情報・文章の確認方法・連絡先まで書くと、同じ場面で迷いにくくなります。

次は、公開済みの商品説明を短くする用途を認めた卸売会社の架空例です。会社・担当者・用途・保存場所は説明用で、実際の支援事例ではありません。

誤って情報を送ったかもしれないと気づいたら、追加の入力を止め、社内の窓口へすぐに連絡します。使ったサービス、気づいた時刻、送った情報の種類を伝え、その後の対応を担当者と進めます。案内には、担当者名に加え、電話や社内チャットなどの連絡方法も載せます。

社員が迷った場面を、ルールへ書き足す

社員への説明では、仕事で起こりそうな場面を一つ出すと、判断の仕方を伝えられます。例えば「顧客名が入った会議メモを要約したい場合は？」と聞き、入力前に内容と利用条件を確認する流れを説明します。見本には架空の資料を使います。

説明後に社員自身で相談先の案内を開いてもらうと、必要なときに見つけられるか分かります。よく聞かれる資料や質問はメモし、案内に具体例として追加します。準備と記録は、ISMSの情報セキュリティ教育でも紹介しています。

新しいサービスや用途を加える場合は、入力できる情報と確認方法を担当者が見直します。利用範囲や相談先が変わったら、案内を更新し、変更点と使い始める日を関係する社員へ伝えます。

生成AIの社内ルールのよくある質問

まとめ：入力する情報と、文章の確認方法を決める

生成AIの社内ルールは、使えるサービス、入力できる情報、作った文章の確認方法、相談先を具体的にすると伝わります。仕事に近い例で説明し、社員が迷った箇所を案内へ追加すると、日々の利用に役立ちます。

ISMS全体の社内ルールや社員への説明を整えたい場合は、ISOトラストの取得・運用支援に相談できます。今の資料と社員が迷う場面を伝え、社内で続けられる方法を考えられます。

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