ISMSのUSBメモリ管理｜初めての担当者向けに確認と記録例を紹介

USBメモリの管理が必要な理由

USBメモリは資料を手軽に持ち運べる一方、小さくて置き忘れやすい物です。会社の資料を入れたまま紛失すると、関係のない人に情報を見られるおそれがあります。

そのため、会社で使えるUSBと用途を決め、誰が持ち、いつ返すかを分かるようにしておきます。保管場所と紛失時の連絡先まで決まっていれば、利用者も管理担当者も対応に迷いにくくなります。

ISMSは、会社の情報を守る取組を続けるための仕組みです。USBメモリの管理も、その身近な取組の一つです。この記事では、利用前の確認から貸出、保管、返却までを説明します。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

使えるUSBと用途を確認する

会社によって、USBの使用を禁止している場合も、会社が用意した物に限って認めている場合もあります。利用前には、情報管理担当者や総務が案内する使用ルールを確認します。

申請では、何の仕事に使い、どの資料を入れ、いつまで必要かを伝えます。会社の共有フォルダーなどで受け渡せるなら、USBへコピーする必要がないこともあります。使用が必要な場合は、保存できる資料と接続できるパソコンを確かめ、必要な許可を受けます。

取引先から受け取った物や持ち主が分からない物は、そのままパソコンへ接続せず、社内の窓口へ渡します。USBを通じてウイルスが入り込む可能性があるためです。IPAの日常の情報セキュリティ対策でも、持ち主が分からないUSBなどを接続しないよう案内しています。

取引先に「このUSBで資料を見てほしい」と頼まれた場合は、その経緯と用途を社内担当者へ伝えます。会社が認めた別の方法で受け取れるかも含めて、受け渡し方法を決めます。

会社が認めた共有サービスを使う場合は、ISMSの社外ファイル共有で資料・相手・利用期間の確認を紹介しています。USBから別の方法へ変えるときも、送る資料と相手に合う方法を社内担当者と決めます。

貸出時に残す利用者と返却予定

貸し出すときは、USB本体の表示と貸出簿を照合し、どの物を誰に渡したかを記録します。利用者と一緒に返却先と返却予定を確認しておくと、借りたままになるのを防げます。

申請を受け付けただけで、許可が済んだことにはなりません。承認と利用前の準備が終わったことを確認してから渡します。前回と用途が違う場合や、別の人へ引き継ぐ場合も、窓口に知らせて利用者と用途の記録を更新します。

利用中の保管と使い終わった後の返却

利用中は、許可された場所とパソコンで、認められた資料を扱います。自宅のパソコンなど別の機器へ接続したい場合や、別の用途に使いたい場合は、先に窓口へ確認します。

使わない間は、会社が指定した保管庫などへ戻し、必要な施錠を行います。机や会議室に置いたまま離れると、置き忘れや持ち去りに気付きにくくなります。書類も含めた保管の考え方は、ISMSのクリアデスク・クリアスクリーンで紹介しています。

返却時は、会社の手順に従って保存データの扱いを確認し、必要な処理を済ませます。そのうえで管理担当者へ本体を渡し、受け取った人と返却日を記録します。返却箱を使う場合も、担当者が実物を確認して記録するまでが返却の流れです。

壊れたUSBや不要になったUSBも、データが残っている可能性があるため、管理窓口へ渡します。データの処理が済んでいなければ、そのことも一緒に伝えます。

社内説明会で借りる場合の記録例

貸出簿では、返す予定の日と、実際に返った日を分けて残します。そうすると、返却待ちなのか、管理担当者が受け取ったのかを見分けられます。

次は、社内説明会のために会社のUSBメモリを借りる架空例です。人名・日付・呼び名・用途は説明用の仮設定で、実際の貸出記録ではありません。窓口が用途と必要な準備を確認してから貸し出す職場を想定しています。

返却されていなければ、返却欄を済んだことにせず、利用者へ現在の場所と状況を聞きます。予定が変わった場合は、管理担当者が延長の可否を確認し、新しい予定と対応を記録します。

返却の遅れ・紛失が疑われるときの対応

返却予定を過ぎた場合は、利用者にUSBの場所と使用状況を確認します。延長が必要なら、理由と返せる日を窓口へ伝えてもらい、使い続けてよいかを判断します。誰かへ渡した、保管場所を変えたといった情報も記録します。

USBが見当たらないときは、紛失と確定する前でも、すぐに会社の連絡先へ知らせます。最後に確認した場所と時刻、保存した資料、気付いた経緯を伝えれば、担当者と状況を整理しながら探せます。分からない点は、不明と伝えて構いません。

たとえば、「会議後にかばんへ入れたかは確かではなく、今は見当たりません。最後に見たのは15時の会議室です」と伝える形です。これは説明用の例です。見つかった場合も、場所と時刻を同じ窓口へ報告し、その後の扱いを確認します。

利用者への案内には、借り方と返し方だけでなく、紛失時の連絡先も載せます。説明後に「見当たらないときは誰へ連絡するか」を聞くと、伝わったかを確かめられます。教え方の基本は、ISMSの情報セキュリティ教育でも紹介しています。

USBメモリ管理のよくある質問

まとめ：USBは返却まで記録を残す

USBメモリは、会社が認めた物を決められた用途で使い、利用者と返却までの状況を記録します。使わない間の保管場所と、見当たらないときの連絡先も利用者へ伝えておきます。

貸出のルールと実際の仕事が合わない、説明や記録を一人で抱えている場合は、ISOトラストのISMS取得・運用支援に相談できます。今の貸出簿や利用場面をもとに、続けられる管理方法を考えられます。

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