ISMSの来客管理｜初めての担当者向けに受付と案内の流れを紹介
来客があったとき、誰を呼び、どこで待っていただくか。担当者が不在なら、誰に取り次ぐか。ここが決まっていると、受付に出た社員も落ち着いて対応できます。 ISMSの来客管理では、丁寧に案内しながら、社内の資料や画面を関係のない人に見せない配慮も必要です。 この記事では、受付から打合せ場所への案内、名札の返却、記録の保管までを、初めての担当者にも分かる例で説明します。
この記事でわかること
- 今の受付ルールと、訪問先・不在時の連絡先を確かめる
- 担当者につなぎ、会社で決めた場所へ案内する
- 帰るときの名札などの返却と、必要な記録を確認する
- 受付に出る社員へ説明し、迷った場面から案内を見直す
ISMSの来客管理で守ること
来客管理は、誰が、何のために来て、どこへ入るかを確認し、帰るまで案内するための取組です。お客様が迷わず訪問できるようにすると同時に、関係のない資料や画面が見えたり、予定していない場所へ入ったりするのを防ぎます。
ISMSは、会社全体で情報を守るための仕組みで、ISO27001はその仕組みに関する国際規格です。来客対応も、情報を守るための日常の仕事の一つです。
基本の流れは、受付で用件を伺い、訪問先の社員へ連絡し、打合せ場所へ案内することです。帰るときには、名札などの返却と必要な記録を確認します。担当者が不在でも対応できるよう、代わりの連絡先まで決めておくと引継ぎがしやすくなります。社内の決まりのまとめ方は、ISMSの社内ルールで説明しています。
イソログに寄せられたリアルな声
以下は編集部が作成した相談例です。
VOICES
イソログに寄せられたリアルな声
ISO取得を検討する担当者の悩みや気づきを、横にスライドして確認できます。
受付に出た人によって、待っていただく場所が違う
卸売業／23人
イソログ相談例
専任の受付担当者がおらず、近くにいる社員がそれぞれの判断で案内しています。
総務と各部署で、待合場所と担当者への連絡方法をそろえます。受付に出た人がすぐ見られる場所に案内を置くと、代わりの社員も同じように対応できます。
約束はあるのに、担当者が電話に出ない
デザイン制作業／12人
イソログ相談例
打合せ予定は確認できましたが、先に担当者の席へ案内してよいか迷っています。
決められた待合場所でお待ちいただき、代わりの連絡先へ知らせます。対応する社員が決まってから、案内する場所と方法を確認します。
顔を知っている取引先は、受付を省いていた
製造業／34人
イソログ相談例
普段から来る方なので、声をかけてもらうだけで職場へ入っていただくことがあります。
慣れた相手でも、今回の訪問先と用件を確認します。定期訪問者用の受付方法があればそれに従い、相手にも「受付で担当者をお呼びします」と案内します。
別の出口から帰られ、名札を回収できなかった
事務代行業／18人
イソログ相談例
名札は受付で渡していますが、帰りに誰が受け取るかを決めていません。
受付と打合せ担当者で、返却場所と受け取る人を決めます。名札を渡す際に返し方を説明し、打合せを終えた社員が返却場所まで案内します。
受付の用紙から、前の来客の名前が見えていた
研修サービス業／15人
イソログ相談例
記録用紙を受付台に置いたままにしており、次の方から会社名や名前が見える状態です。
総務と用紙の渡し方・受け取り方を見直します。記入後は担当者が回収して決められた場所で保管する流れにし、受付に出る社員へ伝えます。
受付・案内・退館時の役割分担
専任の受付担当者がいない会社でも、最初に応対する人と、訪問を受ける社員で役割を分けられます。総務や各部署と、今の来客対応をたどりながら、待合場所・連絡先・帰りの確認をそろえます。
| 場面 | 決めること | 確認する相手・資料の例 |
|---|---|---|
| 到着時 | 受付場所と、訪問先への連絡方法 | 総務に受付案内と部署ごとの連絡先を確認 |
| 担当者を待つ間 | 待合場所と、不在時の連絡先 | 訪問を受ける部署と代わりの連絡先を確認 |
| 打合せ場所への案内 | 使う部屋と、付き添う社員 | 打合せ担当者と部屋・案内する経路を確認 |
| 退館時 | 名札の回収と、記録を確認する人 | 総務と返却場所・受付記録の使い方を確認 |
建物の総合受付と自社の受付が別の場合は、どちらで何をするかを建物の管理担当者と確認します。訪問前の案内には、入口の場所と到着後の連絡方法を書いておくと、お客様も迷いにくくなります。
受付では用件を伺い、担当社員へ連絡
来客が到着したら、会社名・お名前・訪問先・用件を伺い、担当社員へ連絡します。予約がある場合は、受け入れる側の予定と照らし合わせます。訪問先が分からない場合の相談先も、受付の案内に載せておきます。
担当社員が来るまでは、会社で決めた待合場所へ案内します。「担当の田中をお呼びしますので、こちらでお待ちください」と伝えれば、お客様にも次の対応が分かります。連絡がつかなければ、代わりの担当者へ取り次ぎます。
名札や入館証を渡す職場では、その場で着け方と返却場所を説明します。用紙への記入が必要なら、書いていただく欄を示します。受付機器の操作は、社内で案内されている方法に沿って行います。
公開例として、NGAの来訪案内は、担当者と訪問日を決めた後の入館方法を順に説明しています。自社でも、来客の行動に沿って案内をまとめる際の参考になります。
打合せ場所へ案内するときの確認
案内役の社員には、受付で伺った用件と人数を引き継ぎます。案内役が打合せ場所まで付き添い、社内を移動するときも、決められた場所と経路を案内します。
会議室には、前の打合せの資料やホワイトボードの書き残しがあるかもしれません。お客様を迎える前に確認し、今回見せる予定のない資料は保管場所へ戻します。画面を使う場合も、表示しているのが今回の資料かを確かめます。
別の部屋へ移りたい、職場を見学したいと頼まれた場合は、責任者に確認してから案内します。途中で案内役が交代するなら、現在いる場所と、帰りの名札回収などを引き継ぎます。
退館時の確認と、受付記録の例
打合せを終えた社員は、受付や決められた出口までお客様を案内します。貸し出した名札や入館証を受け取り、退館の記入・操作が必要な場合は、その場で案内します。誰が返却を確認するかを決めておくと、回収漏れを防ぎやすくなります。
来訪と退館の記録は、社内で使っている様式に沿って残します。次は、社員が受付も兼ねる職場の架空の記入例です。会社名・人名・日付・場所は説明用の仮設定で、実際の来客や支援事例ではありません。
| 残すこと | 記入例 |
|---|---|
| 来訪日時 | 6月10日14時に受付 |
| 来訪者と訪問先 | A社の鈴木／営業部の田中との打合せ |
| 対応者と案内場所 | 受付は総務の佐藤、案内は営業の田中。第1会議室を使用 |
| 退館と返却の確認 | 15時に田中が受付へ案内し、佐藤が名札を受け取った |
| 未確認事項と記録の保管 | 未確認事項なし。佐藤が会社指定の保管場所へ記録を戻した |
記入済みの用紙は担当者が受け取り、保管場所へ戻します。次の来客から前の方の会社名や名前が見えないよう、受付台に残さない運用にすると管理しやすくなります。扱える社員、保管期間、処分方法は、総務などの管理担当者とそろえます。
退館したか、名札が戻ったか分からない場合は、対応した社員と社内の窓口へ連絡します。確認できたことと、まだ分からないことを伝え、その後の対応を決めます。
受付に出る社員への説明と見直し
来客対応の案内は、受付に出る人と訪問を受ける人の両方に必要です。新入社員や代わりに受付を担当する人にも、同じ案内を使って説明します。
説明後に「担当者が電話に出ないときは誰へ連絡するか」「名札はどこで返していただくか」を本人に示してもらうと、分かりにくい部分を確かめられます。普段の教育に組み込む方法は、ISMSの情報セキュリティ教育で紹介しています。
対応中に困った場面は、総務へ共有します。例えば昼休みに担当者と連絡がつかなかったなら、代わりの連絡先を案内に加え、次に受付へ出る人にも知らせます。名札の返却場所が伝わっていなければ、渡すときの説明を見直します。
案内の内容は、受付の場所で実際にたどると確かめやすくなります。連絡先を探し、待合場所と返却場所を示してもらえば、足りない説明を具体的に補えます。
来客管理のよくある質問
約束のない来客には、どう対応する？
用件と訪問先を伺い、社内の担当者へ連絡します。対応する社員が決まるまでは、受付などの決められた場所でお待ちいただきます。担当部署が分からない場合は、総務など会社の相談先へ取り次ぎます。
訪問先の社員が不在なら、先に席へ案内してよい？
担当者の席へ先に通さず、待合場所でお待ちいただき、代わりの連絡先へ知らせます。対応する社員と案内先が決まってから移動します。不在時の連絡先は、各部署と決めて受付の案内に載せておきます。
いつも来る取引先も、毎回受付が必要？
顔を知っている相手でも、今回の訪問先や用件の確認は必要です。通常の受付を使うか、定期訪問者用の方法を使うかは社内のルールに従います。受付担当者の判断で省略せず、決まった方法を相手にも案内します。
退館時刻や名札の返却を書き忘れたら？
対応した社員に確認し、分かった内容を追記します。実際の時刻が分からなければ、予定時刻で埋めず、その旨を管理担当者へ伝えます。名札が戻っていない場合も、指定の窓口へ連絡して対応を確認します。
まとめ：受付から退館まで、担当を決めて案内する
来客管理は、用件を確認して担当社員へつなぎ、打合せ場所への案内と退館時の確認まで行う仕事です。待合場所、不在時の連絡先、名札を受け取る人を決めておくと、受付を交代しても対応しやすくなります。
社内ルールと実際の来客対応が合っていない、社員への説明や記録の残し方に迷う場合は、ISOトラストのISMS取得・運用支援に相談できます。今の受付案内と困っている場面をもとに、職場で続けられる進め方を考えられます。
