ISO9001の社員教育｜初めての担当者向けに準備と記録例を紹介

ISO9001の社員教育で目指すこと

社員教育の目的は、社員が担当する仕事を正しく行えるようになることです。説明会を開くだけでなく、教えた内容を仕事で使えているかまで確かめます。

ISO9001は、お客様が求める製品やサービスを安定して届けるための、会社の仕組みに関する国際規格です。社員には、会社が品質について大切にしていることと、自分の仕事で何をすればよいかを結び付けて伝えます。

例えば注文受付なら、品番・数量・希望納期の確認が、違う商品を送ったり納期を間違えたりするのを防ぎます。注文書の見方だけでなく、空欄や不明な点があったときの相談先まで教えると、実際の仕事に役立ちます。会社全体の仕組みは、QMSとISO9001の基本で紹介しています。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

誰に、どの仕事を教えるか

教育が必要になるのは、新入社員が仕事を覚えるときだけではありません。異動で担当が変わるときや、手順・記録用紙を変えたときにも、新しく覚えることがあります。各部署の責任者と、対象となる人と仕事を確認します。

教える内容は、「品質について学ぶ」という広い題名より、「注文書の品番と数量を確認できるようになる」と具体的にすると決めやすくなります。次は、仕事ごとに内容と確認方法を考えた例です。

パートや派遣など働き方が違っても、その仕事に必要な説明が届いているかを責任者と確かめます。経験がある人は、すでにできることを踏まえ、今回変わる手順や迷いやすい箇所に絞って追加で教えます。

教える人・日程・資料の準備

実際の作業は、その仕事を教えられる先輩や責任者が担当すると、普段の仕事に沿って説明できます。ISO担当者は各部署と、誰が教え、いつ実施し、何を用意するかを調整します。

予定には、説明に加えて、手本を見せる時間と本人が練習する時間を含めます。例えば「6月10日に佐藤が田中へ注文書の見方を教え、練習用の注文例で確認する」と決めると、必要な資料と参加できる時間を具体的に相談できます。人名・日付は準備の説明用の仮例です。

資料には、現在使っている手順書や、教育用に用意した記入見本を使います。古い手順が残っていないかを管理担当者に確認し、顧客の資料を使う場合も、教育に使ってよいものを選んでもらいます。資料の保管方法は、ISO9001の文書・記録管理で説明しています。

当日参加できない人には、別の日や勤務の交代時などに説明する時間を設けます。教える人が変わっても同じ内容を伝えられるよう、使う資料をそろえます。手順書そのものが分かりにくい場合は、ISO9001の作業手順書の作り方も参考になります。

手本を見せてから、本人にやってもらう

仕事を教えるときは、何のための作業かが分かると、手順を覚えやすくなります。注文受付なら、「注文と違う品物を送らないために、品番と数量を確認します」と、確認する理由を短く伝えます。

その後、教える人が手順書や見本を示しながら、実際の順番で作業します。見る欄や迷ったときの相談先を説明し、本人にも同じことを試してもらいます。説明を区切ると、分からない箇所をその場で質問できます。

練習用の注文書なら、品番と数量をどの資料と照らし合わせるかを見せます。希望納期が空欄の例では、会社で決めた相手に確認するところまで説明します。次に別の注文例を本人に渡し、自分で同じように確認できるかを見ます。

手順書と現場のやり方が違う場合は、責任者と正しい手順を確認してから教えます。一人で仕事を任せるかどうかも、今回できたことと、まだ指導が必要なことを責任者へ伝えて判断してもらいます。

設備の点検を教える場合は、ISO9001の設備点検で、見る箇所、異常時の連絡、記録の例を紹介しています。

教育の結果を残す記録例

教育記録には、参加者だけでなく、教えた内容と確認結果を残します。「受講済み」だけでは、本人がどこまで仕事をできるようになったか、後から分かりません。

確認には、実際に作業してもらう方法や、見る書類・相談先を本人に示してもらう方法があります。その結果を、日付、教えた人と教わった人、使った資料と一緒に記録します。追加の指導が必要なら、次に教えることと予定も添えます。

次は、注文受付の教育を想定した架空の記入例です。人名・日付・結果は説明用の仮設定で、実際の社員や支援実績ではありません。

記録は会社で決めた場所へ保管し、後日確認した結果も追記します。予定と実施済みの内容を分けておくと、別の人が指導を引き継ぐ場合にも役立ちます。

公表例として、カネソウの品質マニュアル（第四十五版）にも、教育・訓練の結果を記録し保管する方針が記載されています。自社の記録も、何を教え、どう確認したかが分かる内容にすると、次の指導に生かせます。

仕事ごとに必要な力と、各社員ができること、次の教育予定を一覧にしたい場合は、ISO9001の力量管理表の作り方で、教育計画・評価・記録の具体例を紹介しています。

同じところで迷うときは、教え方を見直す

教育の場でできても、普段の仕事では迷うことがあります。上司や教えた人が後日様子を見ると、追加で教える箇所が分かります。注文受付の例なら、納期が不明なときに相談できたかを確かめます。

複数の人が同じ欄で手を止める場合は、手順書や説明が分かりにくいのかもしれません。入力画面のどこを見ればよいかを示す、記入見本を加えるなど、迷う箇所に合わせて教え方を変えます。直した内容は、ほかの指導担当者にも共有します。

仕事や手順が変わったときも、対象者と追加の教育を確認します。教育予定を振り返る際には、欠席した人や、再確認が残っている人の予定も見直します。

社員教育のよくある質問

まとめ：仕事で使えるところまで教える

社員教育は、担当する仕事に必要な内容を選び、手本と練習を通じて覚えてもらいます。教えた後にできたことを確かめ、結果と追加の指導予定を記録すると、次の教育につながります。

教育の準備を担当者だけで抱えている、記録が次の指導に生かせていない場合は、ISOトラストのISO9001取得・運用支援に相談できます。今の手順書や教育記録、職場で困っている場面をもとに、各部署と進められる方法を考えられます。

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