ISO14001のコピー用紙削減｜初めての担当者向けに確認と進め方を紹介

コピー用紙を減らす身近な方法

コピー用紙は、必要なページと部数だけ印刷する、両面印刷を使う、資料を画面で共有するといった方法で減らせます。新しいシステムを入れる前に、今の印刷や配布の方法で見直せることがあります。

たとえば会議後に資料が何部も余るなら、参加人数と紙が必要な人数を先に聞くだけでも、不要な印刷を減らせます。毎回大量に出る資料を一つ選ぶと、試した結果も確かめやすくなります。

ISO14001は、会社が環境への負担を減らす取組を進め、改善していくための国際規格です。コピー用紙の削減は、その活動の一例です。自社の計画で対象にしている仕事を確認し、ほかの環境活動とも合わせて進めます。活動全体の例は、ISO14001の業種別の取組事例で紹介しています。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

よく印刷する資料から無駄を探す

見直す資料を選んだら、印刷する人と使う人に、紙が必要な理由、配る部数、余った資料、印刷し直した理由を聞きます。実際の資料を見ると、「ここは画面で読める」「このページは配らなくてよい」と具体的に考えられます。

TDI株式会社は、公表している環境方針で、コピー用紙などの購入量を減らす取組を掲げています。自社でも「購入量を減らすのか」「使う枚数を減らすのか」を明確にすると、見るべき記録が決まります。

まとめ買いした用紙を翌月に使う場合、買った量と使った量は一致しません。購入記録で振り返るなら、在庫やまとめ買いの時期も一緒に確認します。

印刷前にページ・部数・両面設定を確認する

印刷プレビューは、紙に出る内容を画面で確認できる機能です。不要な空白ページや、使わないページが含まれていないかを見て、必要な範囲と部数を指定します。これだけでも、押し間違いや印刷のやり直しを減らせます。

両面印刷は、1枚の紙の表と裏に印刷する方法です。2ページの資料を両面にすれば、1部に使う紙は2枚から1枚になります。書き込みや確認がしにくくならないか、使う人に試してもらってから取り入れます。

複数ページを1枚にまとめる縮小印刷もありますが、数字や図が小さくなりすぎる資料には向きません。読めずに印刷し直すようなら、縮小せず、配る部数や不要なページを見直す方が適しています。

提出先から片面印刷などの指定がある資料は、その条件に合わせます。また、共有プリンター全体の設定を変える場合は、管理担当者へ相談し、ほかの仕事で支障が出ないかを確認します。

会議資料を画面で共有する方法

画面で読める会議資料は、会社が認めた共有フォルダーなどへ置き、参加者に保存先を知らせる方法があります。会議担当者と使う資料を決め、事前に参加者が開けるか、文字や図を読めるかを確認します。

紙が必要な人や、画面では確認しにくい資料がある場合は、その分を印刷します。毎回全員分を刷っていた会議なら、まず一回、紙が必要な人数を聞いて準備する方法を試せます。

会議後には、資料を探すのに手間取らなかったか、見づらいところはなかったかを参加者に聞きます。必要な人が資料にたどり着けることも、紙を減らした方法を続けるための条件です。

社員への案内は、「紙を減らしましょう」だけでなく、「印刷前にページと部数を確認する」「会議資料はこの場所から開く」と、実際の行動を示します。伝え方は、ISO14001の社員教育でも紹介しています。

両面印刷を試した記録例

試した結果は、資料のページ数、配った部数、使った用紙の枚数と、利用者の感想を残すと振り返りやすくなります。紙が減ったことに加え、仕事に支障がなかったかも分かります。

次は、6人の社内会議で2ページの資料を片面から両面印刷に変えた架空例です。人名・日付・人数・枚数・結果は説明用の仮設定で、実際の顧客実績ではありません。

この例では、ページ数と部数を変えずに、使う紙を12枚から6枚に減らせました。月ごとの使用量を見る場合は、会議の回数や仕事量の変化も確認してから結果を報告します。

読みにくさや印刷し直しも振り返る

用紙が減っても、資料が読みにくくなって仕事が進まなければ続きません。使う人に感想を聞き、小さすぎる文字、見つけにくい保存先などを直します。紙を配り直した場合は、その理由も記録します。

枚数が減らなかったときは、参加人数や資料が増えたのか、以前の方法で印刷したのかを見ます。必要な紙は使いながら、余る部数や使わないページを減らせるかを考えます。

続ける方法が決まったら、社内の案内を更新し、新しく入った人にも今の印刷方法と質問先を伝えます。実際の印刷画面を一緒に見ると、設定や確認する箇所を説明しやすくなります。

用紙を買うときは、在庫と必要な量を確かめます。環境に配慮した商品の選び方は、ISO14001のグリーン購入で紹介しています。

コピー用紙削減のよくある質問

まとめ：必要な紙を使い、無駄を減らす

コピー用紙の削減は、印刷するページと部数、両面設定、資料の配り方を見直すところから始められます。一つの資料で試し、使った枚数と読みにくさがなかったかを記録すると、次の改善を考えやすくなります。

環境活動を誰が進めるか、社員にどう伝えるか、何を記録すればよいかで迷う場合は、ISOトラストのISO14001取得・運用支援に相談できます。今ある取組と日々の仕事をもとに、無理なく続ける方法を考えられます。

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