ISO14001の環境活動の記録｜月ごとのまとめ方と記入例

環境活動の記録は、結果と取り組みを振り返るためのもの

環境活動の記録には、使用量などの結果と、実際に行った活動を残します。例えば、電気の明細で使用量を確かめ、不要な照明を消す取り組みを続けたことも添えると、数字だけでは分からない職場の様子が伝わります。

何を、どのくらいの頻度で記録するかは、会社の環境目標や仕事の内容によって変わります。電気・水・紙をすべて毎月記録すればよい、と一律に決まっているわけではありません。前回の集計表と会社の目標を見て、自分が取りまとめる項目と提出先を確かめます。

この記事では、会社が電気・水・紙を記録の対象にしている場合を例に説明します。記録全般の整え方は、ISO14001で必要な文書・記録と既存資料を生かす方法も参考になります。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

集める資料と、持っている担当者を確かめる

集計表を開く前に、数字の元になる資料がどこにあるかを確認します。電気や水の明細は経理、コピー用紙の納品書は総務が持っているなど、資料ごとに窓口が違うことがあります。前任者が保存したファイルだけでなく、今も同じ部署から受け取れるかを聞いておくと、翌月の取りまとめも進めやすくなります。

受け取る時期も併せて聞いておきます。報告日より明細の到着が遅い場合は、いつまでにどの数字を出せるのか、取りまとめ先と相談が必要です。担当者の名前と資料の保存先を前回の表にメモしておくだけでも、毎月探し直す手間を減らせます。

期間・単位・対象の場所をそろえて記入する

請求書が届いた月と、実際に使った期間は同じとは限りません。「6月請求」と書かれていても、使用期間が4月下旬から5月下旬までの場合があります。集計する月を決める基準は前年までの表や会社の決め方に合わせ、元資料の使用期間も残します。

使用量を見たいときは、請求金額ではなく数量の欄を見ます。電気ならkWh、水ならm³など、数字と単位を一緒に記入します。料金が上がったことだけで、使用量が増えたとは判断できません。電力会社の案内でも、請求月・請求金額・使用量・使用期間は分けて示されています（日産でんき「検針票の見方」）。

水の資料が2か月分なら、その使用期間を省かずに残します。月別表を埋めるために、独断で半分ずつに分けるのは避けます。会社で分けて集計している場合は、その方法を引き継ぎ、実際に測った月別の数字とは区別できる書き方にします。

対象の場所も大切です。本社と倉庫を合算した数字を、本社だけの前年実績とそのまま比べると、変化の理由を読み違えます。資料がどの建物や部署の分かを確かめ、前年と範囲が変わった場合は表に添えます。

月ごとの記録例｜元資料と確認した人も残す

月末の取りまとめでは、同じ表に載せる項目でも、それぞれの対象期間が分かるようにします。元の資料名と確認した人を添えると、数字に疑問が出たときに確かめ直せます。

以下は説明用に作成した架空の記入例です。

コピー用紙は、納品書なら購入した数量が分かります。ただし、購入した月にすべて使い切るとは限りません。「購入数量」と「使用量」を混ぜず、会社の表がどちらを記録しているかに合わせます。冊数を枚数に直す場合も、1冊の枚数を納品書や商品表示で確かめます。

数字を入力した後は元資料を横に置き、対象期間、数量、単位、対象の場所を見比べます。桁の間違いや別の建物の明細の取り違えに気づいたら、その場で直し、確認した日も残しておくと安心です。

増減した事情と、実際に行った活動を短く添える

数字が増減したら、前年や前の期間と条件が同じかを見ます。稼働日が多かった、出社する人が増えた、空調を使う時間が長くなったなど、その月に変わった事情がないかを担当部署に聞きます。前年同月と比べる場合も、同じ場所・同じような期間の数字かを確かめます。

例えば、「電気使用量は前月より増加。不要な照明の消灯は継続。今月は稼働日が3日多かった。設備の使用時間は総務が確認中」と書けば、分かったことと、まだ調べることが伝わります。理由が分からない段階で「節電に失敗した」「この活動で減った」と言い切る必要はありません。

活動の記録には、行ったことと実施時期を添えます。「来月から消灯の声かけを始める」という予定を、今月実施した活動と混ぜないことも大切です。未実施なら予定として残し、実施後に結果を追記します。

公開事例では、日立ICTビジネスサービスの環境活動で、部門ごとに紙使用量を集計し、前年同月比などで異常があれば原因を調べる取り組みが紹介されています。集計した数字を、職場の状況を確かめるきっかけにする例です。

活動そのものの進め方に迷う場合は、オフィス節電の確認と進め方や、オフィス節水の確認と進め方も確認できます。

資料待ちや数字の間違いは、分かる形で共有する

元資料が届いていないときは、「未確認」「明細待ち」と記し、確認先と確認する予定を添えます。空欄を埋めるためにゼロを入れると、使っていなかった月だと受け取られてしまいます。報告日までに確定できないことも、取りまとめ先に伝えます。

資料が届いたら、数字を元資料と照合してから表を更新します。提出後の間違いに気づいた場合は、正しい数字に直すだけでなく、提出先にも訂正を伝えます。「5月の電気使用量を1,020から1,200 kWhへ訂正。明細との転記違い。6月10日確認」のように、どこを直したかが分かるメモを残すと行き違いを防げます。

集計表と元資料は、会社で決めた共有フォルダーなどに保存します。表に資料名や保存先を添え、必要な人が見られるかも確かめておきます。個人のメールだけに残さず、翌月の担当者や後任が同じ資料を取り出せる形にすることが、記録を続ける助けになります。

環境活動の記録でよくある質問

記録のまとめ方に迷うときは、運用の相談先を持つ

既存の表を見ても集計の決め方が分からない、部署ごとに資料が分かれて毎月の報告が遅れる。そんな場合は、記録の項目だけを増やすより、誰からいつ資料を受け取り、誰が確認するかを社内で整理することが役立ちます。

ISOトラストは、ISO14001の取得支援と、取得後の維持運用までの支援を案内しています。自社の集計表や資料の集まり方を伝え、記録のまとめ方についてどこまで相談できるか、支援内容を確認できます。

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