ISO14001の取引先への環境配慮依頼｜伝える項目と依頼文・確認記録の例

環境配慮の依頼は、取引の中で変えたいことを伝える

ISO14001の環境への取組は、自社の建物の中だけで完結するとは限りません。購入する材料、納品時の梱包、外部へ頼む清掃や設備の点検などにも、資源の使用や廃棄物の発生が関係します。自社が必要とする環境上の条件を決め、関係する取引先へ伝えることが、日々の取引での対応になります。

「環境配慮」とは、この場合、資源の無駄や汚染などを減らすために、品物や仕事の進め方を工夫することです。例えば、品物を保護できる範囲で梱包を見直す、構内の分別方法を守ってもらう、といった行動へ具体化します。

環境方針を送ることは考え方を知ってもらう助けになります。そのうえで、相手に何をしてほしいのか、どの仕事に関係するのかを示すと、実際の協力につながりやすくなります。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

依頼項目は、購入するもの・頼む仕事から選ぶ

依頼前に、購買担当と環境担当が、対象の取引と自社の環境への取組を照らし合わせます。現在使っている購入条件や作業仕様、取引先から届いている資料も確認すると、既に伝えていることと追加で相談したいことを分けられます。

法律や顧客との約束で守る必要がある条件と、これから協力を相談したい改善案では、相手に伝える意味が違います。必要な条件は社内の責任者と確かめ、相談事項は相談であることを明確にします。

表の内容をすべての取引先へ一律に求めるのではなく、相手の仕事との関係から選びます。材料の情報を依頼するときも、「必要な環境書類一式」ではなく、対象の品物と必要な資料、その資料を確認する部署までそろえると、やり取りが進めやすくなります。

購入する品物の選び方から整理したい場合は、ISO14001のグリーン購入で、選定と記録の基本を説明しています。

JR東日本のグリーン調達ガイドラインには、梱包を必要な範囲に抑えることや、繰り返し使える梱包材の使用・回収などが示されています。これは同社の調達基準の例です。自社の依頼では、品質の保護や取引条件も見ながら、実施できる内容を具体化します。

依頼文には、対象と相談したい内容、返答先を入れる

依頼する文書やメールには、目的だけでなく、対象の品物・作業、してほしいこと、希望する時期、返答してほしい事項、相談窓口を入れます。相手が社内で確認する時間も考えて送り、開始日を一方的に決める前に実施できるかを確かめます。

次は、部品の配送箱を繰り返し使いたい会社の架空のメールです。製品の保護や費用、回収方法を確認してから試すため、確定した取引条件の通知ではなく、相談の文章にしています。

件名：部品Aの納品用配送箱の再利用についてのご相談

いつも部品Aを納品いただき、ありがとうございます。当社では梱包材の廃棄を減らす取組を進めており、部品Aの配送箱を回収し、繰り返し使用する方法を検討しています。

12月の納品分から一部で試せるか、11月12日までにご相談できますでしょうか。実施できる品物の範囲、箱の状態を確認する方法、回収・保管方法、費用への影響をお知らせください。難しい点や別の方法のご提案があれば、あわせて伺えれば幸いです。

品物の傷や汚れを防げることを、当社の受入担当と確認したうえで開始日を調整したいと考えています。ご返答・お問い合わせは購買担当の佐藤までお願いいたします。

既に仕様書や発注条件で決めた内容があれば、その資料と食い違わないようにします。開始日、費用、作業の分担が変わる場合は、社内の承認と相手との確認を経て、必要な取引書類にも反映します。メールの依頼だけで契約条件を変更した扱いにしないことが大切です。

構内へ来る作業者にも関わる依頼は、取引先の窓口へ送るだけでなく、実際に作業する人へ届く方法を確かめます。現場の掲示や作業前の説明など、相手が仕事を始めるときに確認できる形が役立ちます。

返答を受けたら、開始条件と残る確認を記録する

「対応可能」という返事が届いたら、どの条件でできるのかを見ます。依頼した内容と回答を並べ、対象、開始日、分担、費用、必要な資料などのうち、未確認の点を確かめます。相手に難しい事情があれば、理由と代わりの案を社内の担当者と検討します。

法令や契約で守る条件は、実施が難しいという返事だけで外せません。必要な対応を責任者と検討します。一方、梱包の見直しなど新たな改善の相談は、品物の保護や受入れの都合も見ながら、試せる範囲をそろえると進めやすくなります。

この記録では、相手から返答は届いていますが、開始の条件はまだ確定していません。未確認の費用や品質面の確認を残し、誰がいつ続きを確かめるかを追記します。実施後に問題があった場合は、何を直すかを相手と相談し、決まった方法を記録します。

今ある発注書やメールを使いながら、依頼と回答を後からたどれる場所へ保管します。文書全体の整え方は、ISO14001で必要な文書・記録でも紹介しています。

取引先への環境配慮依頼でよくある質問

普段の発注や受入れに、環境の確認を組み込む

依頼する内容が決まったら、購買の窓口だけでなく、受入れや現場の担当者にも共有します。相手が新しい箱で届けても、自社で保管や回収を引き受けられなければ続きません。既存の発注・受入れの流れに、誰が何を見るかを加えると運用しやすくなります。

ISOトラストでは、ISO14001の取得・維持運用、文書作成、社員教育などを支援しています。取引先への依頼をどこまで具体化するか迷うときは、今の購入条件と相談したい品物や作業を示すと、自社に必要な進め方を相談できます。

ISOトラストの取得・運用支援を確認する