ISO9001の出荷検査｜初めての担当者向けに確認と記録例を紹介

出荷検査とは

出荷検査は、製品をお客様へ送る前に、決められた品質や注文内容に合っているかを確かめる検査です。数量や送り先だけでなく、製品に必要な検査が済んでいることも確認します。

たとえば印刷物なら、部数が合っていても、ページの順番が違ったり汚れがあったりすれば、そのまま届けることはできません。会社が決めた基準で確認し、結果を記録してから、出荷の承認を受ける流れになります。

ISO9001は、お客様が求める製品やサービスを安定して届けるための国際規格です。出荷前の確認は、不良品や注文と違う物を届けてしまうことを防ぎ、お客様の信頼を守る仕事につながります。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

出荷検査に必要な資料と担当者

検査を始める前に必要なのは、検査の手順、合格・不合格を判断する基準、結果を残す用紙や画面です。製品ごとに見る箇所が違うため、今回使う資料をそろえてから作業に入ります。

初めての場合は、実物と見本を見ながら、どこを確認し、どの状態なら合格になるかを教わると分かりやすくなります。測定器などを使う仕事では、使い方も指導を受けてから検査します。

注文書や出荷指示も、変更後の内容になっているかを確認します。手元の伝票とお客様のメールで数量が違う場合は、営業担当者に確定した内容を聞き、資料をそろえます。変更の伝え方は、ISO9001の受注管理でも紹介しています。

検査が終わった後は、会社が定めた人が出荷を認め、発送担当へ引き継ぎます。検査と出荷の判断を同じ人が担当する会社もありますが、誰がどこに結果と承認を残すかは、事前にはっきりさせておきます。

製品・数量・梱包の確認項目

出荷前には、製品そのものの品質と、注文どおりに届けられるかの両方を確認します。前の工程で行った検査の記録を使う場合は、その結果も含めて、必要な確認が済んでいるかを見ます。

実際の検査項目と方法、合格の基準は、製品やお客様の指定によって異なります。上の表にある項目だけで済ませず、会社で決めた検査表を使います。

たとえば印刷物では、承認された見本と照らして、表示やページの順番、汚れ、折れなどを調べる場合があります。これは説明用の例ですが、「見本のどこを見るか」「どの程度まで合格か」が分かれば、担当者による判断のばらつきを減らせます。迷う箇所は、実物を責任者に見せて判断してもらいます。

検査結果と出荷承認の記録例

記録には、どの製品を検査し、どの項目が基準を満たしたかを残します。検査した人と、出荷を認めた人が後から分かることも必要です。「確認済み」だけでは分からない場合は、使った検査表と結び付けて残します。

審査機関J-VACの製品を引き渡す前の確認に関する解説でも、基準を満たしたことと、引渡しを許可した人が分かる記録について説明されています。

次は、印刷会社で案内冊子を出荷する架空の記入例です。会社・人名・日付・数量・検査内容は説明用の仮設定で、実際の顧客記録ではありません。

数値を残す項目は測定値を、合否を記入する項目は判定結果を、会社の決まりに沿って記入します。記録は後から確認できる場所で、定めた期間、保管します。実際に発送したかどうかは、検査表だけでなく出荷記録で確かめられるようにします。

不良品や検査待ちの製品があるとき

基準に合わない製品や、検査が終わっていない製品は、出荷できる物と分けておきます。置き場所や「検査待ち」などの表示を決めておくと、ほかの担当者が誤って発送するのを防げます。

責任者への連絡では、製品名と数量、基準と違う箇所、保管場所を伝えます。たとえば数量が出荷指示と合わないときは、記録を「確認中」とし、対象の箱を示して原因を調べます。手直しした後も、必要な再検査と出荷の承認を受けてから発送担当へ渡します。

納期が迫っていても、検査の途中で自分の判断だけで発送することは避けます。残っている項目と集荷時刻を出荷責任者に伝え、検査を終える段取りや、お客様への納期の連絡を決めてもらいます。通常と異なる扱いが必要な場合は、権限のある人の承認と、該当する場合のお客様の了解が必要です。

担当交代の引継ぎとミスの再発防止

担当者が交代するときは、検査済みの範囲、出荷承認の有無、残っている作業を引き継ぎます。承認済みの製品は、発送担当がどの品物を、どの指示で送るか分かるように渡します。

検査を終えた製品を出荷まで保管する際の置き場所や表示、担当交代のメモは、ISO9001の製品保管で紹介しています。棚に置いたことと出荷の承認を混同せず、残る対応まで伝えます。

同じ不良や確認漏れが続くときは、実際に起きた場面から原因を探します。箱数と個数を取り違えたなら記録の単位をはっきり書く、検査待ちの製品が混ざったなら表示と置き場所を変える、といった見直しが考えられます。

手順の変更は責任者の確認を受け、使う人へ伝えてから、次の出荷で改善できたかを見ます。説明が伝わりにくい箇所を直す方法は、ISO9001の作業手順書の作り方でも紹介しています。

出荷検査のよくある質問

まとめ：検査・記録・承認を終えてから出荷する

出荷検査では、品質と注文内容への適合を確かめ、結果を残してから出荷の承認を受けます。初めて担当する場合は、一件の出荷を先輩と一緒に担当すると、資料の使い方から発送担当への引継ぎまでをつかみやすくなります。

検査と出荷の役割があいまいな場合や、記録の残し方で困っている場合は、ISOトラストの取得・運用支援に相談できます。今使っている検査表や手順をもとに、社内で続けられる運用を考えられます。

ISOトラストの取得・運用支援を確認する