ISO9001の製品保管｜置き場所・表示・引継ぎの基本

製品保管は、次へ渡すまで品質を保つ仕事

製品の保管は、完成した物や次の作業を待つ物を、傷や汚れ、取り違えが起きないように置いておく仕事です。例えば、検査が終わった部品を一時保管する場合も、ぶつけて傷を付けたり、別の品番の箱と混ぜたりすると、次の工程で困ってしまいます。

この記事では、自社が所有する製品を、社内で一時保管して次の担当者へ渡す場面を扱います。大切なのは、品物に合う場所と扱い方を守り、「何があるか」「どこまで確認が済んだか」を次の人にも分かるようにすることです。

お客様から預かっている材料や部品では、持ち主との約束や問題が起きたときの報告も確かめます。その場合は、ISO9001の顧客支給品管理を参照してください。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

置く前に、製品と会社の保管指示を確かめる

初めて保管を担当するときは、普段の担当者と実物を見ながら、品名や品番、置き場所、包装の扱い方を確認します。似た製品を扱う職場では、箱の形だけでは区別できないため、どの表示を見て確かめるかも教わります。

保管方法は製品によって違います。水濡れに弱い物、重ねると変形する物、保管期間に注意が必要な物など、扱う物に応じた指示を使います。温度や湿度などの条件が指定されている場合も、担当者が独自に数字を決めず、会社で管理している条件に従います。

仕入れた材料や部品では、受け取ったことと、使ってよいと確認できたことが別の場合があります。届いた段階の確認方法は、ISO9001の受入検査にまとめています。保管を引き継ぐ際は、必要な検査がどこまで済んでいるかも聞いておきます。

品名だけでなく、確認待ちの状態も分かる表示にする

表示では、何の製品かと、今どの状態かが分かるようにします。品名や品番が書かれていても、検査済みなのか、責任者の判断待ちなのかが分からなければ、次へ渡せるか迷ってしまいます。会社で決めたラベルや置き場所で、その違いを示します。

例えば、確認待ちの箱には「包装の破れを確認中・次の工程へ渡さない」と添え、指定の確認待ち区画へ置く方法があります。これは説明用の例です。ラベルの色や言葉は、職場で使っている方法とそろえ、初めて見る人にも意味を説明します。

箱を移すときは、移動先でも表示を読めるかを確かめます。元の棚だけに品名が書かれている場合は、そのまま移すと何の箱か分からなくなります。記録に置き場所を残している職場では、その記録も更新します。

小分けする場合は、取り出した物にも必要な表示を付け、元の箱の残数も会社の方法で直します。例えば20個から10個を取り出したなら、残りが10個だと分かるようにします。元の製品情報が分からなくなる表示のはがし方や、記憶だけでの書き直しは避け、分からない場合は元の指示と実物を責任者に確認してもらいます。

包装と置き場所を保ち、勝手に扱いを変えない

保管中は、会社が指定した包装や容器を使い、汚れや水濡れ、落下などから製品を守ります。中身を見やすくするために包装を外したり、場所を空けるために重ね方を変えたりすると、製品を傷めることがあります。必要な開封や詰め替えは、決められた方法で行います。

指定の棚に入りきらないときは、責任者に仮置き場所を確認します。空いているという理由だけで床や別の製品の区画へ置くと、取り違えや作業の妨げにつながります。仮置きが決まったら、対象の品名と数量、置いた場所を記録し、引き継ぐ相手へ知らせます。

保管中の見回りや出し入れの際には、会社の手順に沿って、包装の破れ、箱のつぶれ、表示の外れなどを確かめます。確認する頻度や範囲も製品ごとの決まりに合わせます。問題が繰り返される場所があれば、実際に起きた状況を責任者へ伝え、棚や表示の方法を見直す材料にします。

傷や表示違いに気づいたら、分けて連絡する

包装の破れや傷、表示と実物の違いに気づいた製品は、使える製品や出荷できる製品と混ざらないようにします。判断が付かない段階では、確認待ちだと分かる表示を付け、会社が決めた場所へ分けて置きます。重い物などを無理に動かさず、その場の安全を保って責任者へ相談することも必要です。

連絡では、品名と数量、気づいた日時、どの部分がどうなっているか、現在の場所を伝えます。「箱の角に破れがある。中の製品への影響は未確認」のように、分かることと、まだ分からないことを分けると相手が確認しやすくなります。いつ破れたか不明なら、原因を決めつけず不明と伝えます。

包装を直す、製品を使う、表示を書き換えるといった対応は、会社の権限に沿って判断を受けます。いつもの担当者がいなければ、代わりの責任者や上司へ連絡します。回答待ちの間も、ほかの人が先へ回さない状態を保ちます。

対応が決まったら、誰が何を確認し、どの扱いになったかを記録します。確認待ちの表示を外すのは、必要な確認と対応が終わったと分かってからです。出荷が関係する場合は、その後に必要な出荷の確認や承認も確かめます。

担当交代の記入例｜製品・場所・残る対応を一緒に伝える

引継ぎでは、対象の製品と保管場所に加え、確認済みの範囲と残っている対応を伝えます。実物とメモを一緒に見せると、どの箱の話なのかが分かりやすくなります。

以下は、自社の樹脂カバー20個を2箱で保管している場合の架空例です。1箱は10個入りとし、そのうち1箱の包装に破れを見つけた場面を示します。人名・日付・数量・棚名・状況は説明用の仮設定です。

「1箱を確認待ちへ移した」という記録だけでは、残りの箱まで出荷できると受け取られるおそれがあります。この例では、保管場所の変更と、次へ渡してよいかの判断を分けています。残りの製品を含めて確認する範囲は、責任者の指示に従います。

回答が来たら、判断した人、結果、実際に行った対応をメモへ追記し、表示と保管場所も合わせます。例えば包装を交換するよう指示された場合も、交換予定なのか、必要な確認を含めて対応が終わったのかを区別して伝えます。

出荷用の棚に置くことと、出荷を認められたことは別です。発送担当へ渡すときは、必要な検査と出荷の承認が済んでいることを確かめます。その確認と記録の流れは、ISO9001の出荷検査で紹介しています。

製品保管のよくある質問

保管と引継ぎが続けにくいときは、仕事の流れを見直す

同じ場所で箱の取り違えが続く、仮置きした製品を後任が見つけられない。そんな場合は、注意を呼びかけるだけでなく、どの場面で表示や記録が途切れているかを確かめます。実際に製品を置く人と次へ渡す人が一緒に見れば、直す箇所も見つけやすくなります。

ISOトラストは、ISO9001の取得支援と、取得後の維持運用支援を案内しています。保管の決まりが現場で使いにくい、検査から出荷までの担当があいまいといった場合は、今の手順や記録をもとに、どこまで相談できるかを確認できます。

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