ISO9001の作業手順書｜初めての担当者向けに作り方と使い方を紹介

作業手順書は、仕事のやり方を伝える資料

作業手順書は、一つの仕事をどの順番で、どう進めるかをまとめた資料です。準備する物、作業の方法、間違えやすい箇所が分かると、初めて担当する人も教わった内容を振り返れます。

たとえば出荷前の確認なら、「品物を確認する」だけでなく、「出荷伝票の品名と品物のラベルを照らし合わせる」と書きます。何を見て、何と比べるかが分かることが、使いやすい手順書の基本です。

ISO9001は、お客様が求める製品やサービスを安定して届けるための国際規格です。手順書は、担当者が変わっても会社で決めたやり方を引き継ぎ、品質を保つために役立ちます。作成では、実際の仕事を見て書き、読み手に試してもらう流れを取ると、現場に合う内容にできます。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

作る前に、対象の作業と読み手を決める

初めて作るなら、よく質問される作業や、人によって教え方が違う作業を一つ選ぶと取りかかりやすくなります。新入社員が使うのか、異動してきた経験者が使うのかによって、必要な説明の細かさも変わります。

作業の責任者と対象を決めたら、今の手順書、見本、記録用紙を集めます。普段の担当者に実際の作業を見せてもらい、何を受け取って始め、どこまで終えたら次の人へ渡すかを聞きます。

口頭でだけ伝えている注意点や、見本と実際の作業が違う箇所は、その理由も聞いておきます。人によって方法が違う場合は、責任者に会社として使う方法を決めてもらってから文章にします。

設備の点検手順を作る場合は、実物と点検表を一緒に見せてもらうと、確認箇所をつかみやすくなります。点検の流れと記録は、ISO9001の設備点検で紹介しています。

「何をどうするか」が分かる書き方

手順は実際に作業する順番で並べ、一つの段階で行うことを具体的に書きます。「よく確認する」「適切に処理する」といった表現だけでは、初めて読む人が動けません。使う物や確認する箇所まで示すと、次に何をすればよいか分かります。

たとえば「品名を確認する」なら、「伝票の品名と、品物のラベルの品名を照らし合わせる」と書けます。「似た名前の品物の取り違えを防ぐため」と理由を添えれば、その確認を省けないことも伝わります。

J-Net21の作業標準書に関するQ&Aでも、作業の順番、要点、理由をまとめ、実際に作業する人と作ることを紹介しています。書き手だけで完成させず、現場の人に確かめてもらう方法が参考になります。

位置や向きを説明する場合は、写真や図が役立ちます。見る箇所に印と短い説明を付け、必要な部分を大きく見せます。お客様の情報や社外秘が写る写真は、掲載できる範囲を社内で確認した素材を使います。

品名と数量を確認する手順の記入例

次は、卸売会社で出荷前に品名と数量を確認する架空例です。資料名・担当者・作業方法は説明用の仮設定で、実際の顧客の手順や支援実績ではありません。

手順書の対象は「出荷担当者が品物と伝票を用意し、照合結果を出荷リーダーへ渡すまで」です。このように、題名と作業の範囲を最初に書くと、どの場面で使う資料か分かります。

書いた内容は、普段の担当者に見てもらいます。伝票の呼び名、記入欄、相談先が実際と合っているかを確認し、別の見本や基準を使う場合は、その資料の置き場所も案内します。

ここで示したのは品名と数量を比べる作業です。出荷までには、製品ごとに決めた品質の確認や、出荷を認める担当者への引継ぎもあります。全体の流れは、ISO9001の出荷検査で紹介しています。

使う人に試してもらい、迷う箇所を直す

下書きの分かりやすさは、これから使う人に読んでもらうと確かめられます。責任者に内容を確認してもらったうえで、指導できる人の立会いのもと、手順に沿って試す機会を設けます。

資料を用意できるか、確認箇所を見つけられるかを見ます。途中で迷った場合は、「どの言葉が分からなかったか」「写真のどこを見るか迷ったか」を聞くと、直す場所がはっきりします。口頭で補った説明は手順書にも加え、もう一度試してもらいます。

たとえば確認メモには、「11月12日、田中が佐藤の立会いで照合を試した。数量の単位で迷ったため、伝票の単位欄を示す説明を追加。13日に再確認する」と書けます。人名・日付・結果は説明用の架空例です。

説明と練習の進め方は、ISO9001の社員教育も参考になります。修正した手順書は、会社で決めた確認・承認を受けてから使い始めます。

最新版を使える場所に置き、変更を伝える

完成した手順書は、作業する場所で必要なときに読めるようにします。紙なら現場の置き場所を、画面で見るなら保存先と開き方を利用者へ伝えます。文字や写真が読める大きさかも、実際の使用場所で確認します。

仕事のやり方や使う資料が変わったら、手順書も更新します。管理担当者が変更内容を確認し、更新日と変わった点を分かるようにしたうえで、利用者へ説明します。事務所のファイルを直すだけでなく、現場の紙も差し替えるところまでが更新です。

保存場所や古い資料の扱いは、ISO9001の文書・記録管理で紹介しています。

運用中に見つかった問題は、直す内容、担当者、確認する日を短く記録します。実物と説明が違っていた、必要な資料が見つからなかったなど、具体的な困り事を集めると改善しやすくなります。

作業手順書のよくある質問

まとめ：読んで作業できる手順書にする

使いやすい手順書には、作業の順番だけでなく、確認する箇所や理由、困ったときの相談先が書かれています。実際の担当者に教わって書き、読み手に試してもらうと、説明の抜けや分かりにくい箇所が見つかります。

手順書と現場の仕事が合わない、作成や社員への説明を一人で抱えている場合は、ISOトラストのISO9001取得・運用支援に相談できます。今ある資料と困っている作業をもとに、現場で使い続けられる方法を考えられます。

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