ISMSの書類廃棄｜初めての担当者向けに確認と進め方を紹介

書類廃棄で守りたい二つのこと

書類廃棄で大切なのは、必要な書類を誤って捨てないことと、不要になった書類から情報を漏らさないことです。使わなくなった紙でも、お客様の名前や見積金額、社内の企画などが残っています。

ISMSは、会社の情報を守る取組を続けるための仕組みです。書類を捨てる場面でも、廃棄できるかを確認し、載っている情報に合った方法で処理する流れを整えます。

たとえば棚に残った昔の会議資料でも、保存が必要な物やお客様へ返す物が混ざっているかもしれません。管理する人に対象を確かめてもらい、廃棄してよい書類から、会社指定の処理へ回します。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

廃棄前に確認する書類・方法・担当者

廃棄できるかを判断するのは、その書類の保存ルールや用途が分かる管理担当者です。書類を見せて、保存を続ける物、返却する物、廃棄する物を分けます。管理する人が分からない場合は、上司へ引き継ぎます。

廃棄する物が決まったら、総務や情報管理の担当者に、処理方法と回収までの置き場所を確認します。次の四つが分かると、途中で迷わず進めやすくなります。

判断が済んでいない書類は、廃棄する物と分けて指定の保管場所へ戻します。「古い」「コピーだから」という理由だけでは、残す必要があるかを判断できません。

顧客情報や社外秘が載った紙の処理方法

顧客情報や社外秘が載った紙は、そのまま普通のごみ箱へ入れず、会社が指定した方法で処理します。社内のシュレッダーを使う方法や、機密書類として回収し、業者へ処理を頼む方法があります。

IPAの「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」の自社診断でも、重要な情報を含む書類をそのまま捨てることによる漏えいに注意を促しています。紙が不要になっても、中の情報を守る必要は残ります。

印刷ミスや書き損じも同じです。たとえば宛名一覧を印刷し直した場合、失敗した方にも名前や住所が残っています。裏が白くても裏紙用の箱へ回さず、顧客情報を含む書類として処理します。

シュレッダーを使う場合は、会社がその書類の処理に認めた機器と操作方法を確認します。回収に出す場合は、対象の書類と箱への入れ方を確かめ、指定の窓口へ渡します。

回収待ちの書類も安全に保管する

廃棄を決めた書類も、処理が終わるまでは情報を読める状態です。机の脇や廊下に置かず、会社指定の回収箱や保管庫で管理します。施錠する運用なら、入れた後に鍵をかけます。

回収箱がいっぱいになったときや、大きな書類が入らないときは、箱を管理する人へ連絡します。指定の別の保管場所へ移す、回収を早めてもらうなどの対応を相談します。箱の横や上に置くと、内容が見えたり持ち出されたりするおそれがあります。

保存を続ける書類と廃棄待ちの書類は、置き場所も分けて案内します。仕事中の書類の片付け方は、ISMSのクリアデスク・クリアスクリーンで紹介しています。

引渡しと処理完了の記録例

回収担当者へ渡した段階と、実際の処理が終わった段階は別です。引渡し時には書類と量を伝え、誰が受け取ったかを残します。その後、処理の担当者に結果を確認して、完了したことを記録します。

次は、廃棄できると確認した会議資料を総務へ渡す架空例です。人名・日付・量・場所・結果は説明用の仮設定で、実際の顧客実績ではありません。

処理がまだ終わっていなければ、対応中と記し、次に誰がいつ確認するかを決めます。外部業者に処理を頼んでいる場合は、その窓口担当者に結果の確認方法と記録の保存先を聞きます。

記録は、会社ですでに使っている台帳や連絡方法にそろえます。確認できた事実と、まだ残っている対応が分かれば、次の担当者も続きを追いやすくなります。

社員への案内と、誤って捨てたときの対応

社員への説明では、廃棄してよいかを誰に聞くか、どこへ出すか、箱に入らないときにどうするかを伝えます。回収箱や保管庫を一緒に見に行くと、場所の取り違えを防げます。

説明後に「捨ててよいか迷う書類があったら、誰へ聞きますか」と尋ねると、相談先が伝わったか確かめられます。新しい社員にも同じ案内が届くよう、上司と説明の機会を決めます。教え方は、ISMSの情報セキュリティ教育も参考になります。

必要な書類を出してしまった、顧客情報が載った紙を普通のごみ箱に入れたかもしれないと気付いたら、すぐに社内の窓口へ知らせます。書類の内容、気付いた時刻、最後に見た場所などを伝え、回収状況の確認を担当者と進めます。

書類廃棄のよくある質問

まとめ：処理が終わるまで情報を守る

書類の廃棄は、捨ててよいかの確認から、回収までの保管、引渡し、処理結果の確認までが一つの流れです。社員が迷いやすい場面と相談先を案内しておくと、誤廃棄や情報の漏えいを防ぐ行動につながります。

社内ルールと実際の扱いが合わない、社員への説明や記録を一人で抱えている場合は、ISOトラストのISMS取得・運用支援に相談できます。今の書類の扱いと困っている場面をもとに、続けやすい運用を考えられます。

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