ISO9001の受入検査｜初めての担当者向けに確認項目と進め方を紹介

受入検査は、届いた品物を使う前の確認

受入検査とは、仕入先から届いた品物が注文どおりか、必要な品質を満たしているかを、使う前に確認することです。違う部品や傷のある材料をそのまま使うと、後の作業でやり直しが発生したり、製品の不良につながったりします。

たとえば部品なら、注文した型番と合っているか、数は足りているか、傷はないかを調べます。寸法などの検査が必要な品物では、決められた手順に沿ってその確認も行います。

荷物を受け取って受領印を押すことと、検査を終えることは別の場合があります。ISO9001の運用では、必要な確認を済ませ、使ってよいと判断できた品物を次の工程へ渡す流れを整えます。

イソログに寄せられたリアルな声

以下は編集部が作成した相談例です。

検査前に用意する注文書と手順書

検査で使うのは、注文内容が分かる書類と、確認方法を決めた手順書です。注文書では品名・型番・数量・納期などを、手順書では検査する箇所や合否の基準を確認できます。

注文内容が手元にないときは、購買担当者から受け取ります。発注までの流れは、ISO9001の購買・発注管理で紹介しています。納品書だけでなく注文書とも比べることで、届いた品物と依頼した内容の違いに気付けます。

初めて担当する場合は、責任者に実物や見本を見せてもらいながら、検査方法と結果の残し方を教わると分かりやすくなります。使ってよいと判断する人、確認待ちの品物を置く場所、担当者が不在のときの連絡先も、このときに確かめておきます。

J-Net21の食品づくりにおける購買管理の解説でも、納入品が注文内容と必要な品質を満たすかを、受入時に基準に沿って判断する流れを紹介しています。実際の検査項目は、自社で扱う品物に合わせて決めます。

品名・数量・外観などの基本チェック

基本の確認項目は、品名・型番、数量、外観、添付書類です。実物の表示と注文書を照らし合わせ、必要な項目を順に確認します。次の表は一例で、品物ごとに決められた検査があれば、そちらも実施します。

「20個注文して2箱届いた」という場合は、1箱の入り数を確かめてから数量を比べます。開封によって品質に影響する物もあるため、どこまで包装を開けるかは検査手順に従います。

傷があっても使えるか、数が少なくても受け入れてよいか迷うときは、決められた責任者へ確認します。検査担当者が判断できる範囲も、あらかじめ分かっていると作業を進めやすくなります。

不足や傷があったら、使用を待って相談する

注文との違いや気になる傷があった品物は、使用できる品物と分け、確認待ちだと分かる表示を付けます。そのうえで、購買担当者や検査の責任者へ、何が注文と違うのかを伝えます。

たとえば保護カバーを20個注文し、18個しか届かなかった場合なら、「品名は合っていますが、2個不足しています。品物は確認待ちの場所に置いています」と伝えられます。これは説明用の例です。品名・数量・置き場所が分かれば、担当者が仕入先への確認を進めやすくなります。

不足分の納入、交換、返品などの対応は、担当者が仕入先と調整します。届いた分を使えるかどうかも責任者の判断を受け、回答と品物の状態を記録します。

製造現場から急いで使いたいと頼まれたときは、未確認の項目と検査に必要な時間を責任者へ伝えます。判断が出るまでは、確認待ちの品物だと分かる状態を保ちます。

数量不足があったときの記録例

検査記録には、いつ、何を、誰が確認し、結果がどうだったかを残します。問題があった場合は、連絡した相手と対応の結果も書いておくと、次の担当者が状況を追いやすくなります。

次は、保護カバーの不足分を後日受け取る架空例です。人名・日付・数量は説明用の仮設定で、実際の検査記録ではありません。

この例は、数量不足への対応を示したものです。数量以外の必要な検査も終え、責任者が使用可と判断したことまで記録してから、次の工程へ渡します。未確認の項目がある場合は、その内容も残します。

検査後の引継ぎと、同じトラブルの防ぎ方

検査が終わった品物を渡すときは、結果と保管場所を次の担当者へ知らせます。確認待ちの物が残っていれば、どの品物が使えず、誰が対応しているかも伝えます。表示と記録の両方で分かるようにしておくと、取り違えを防げます。

検査後から次の工程へ渡すまでの置き場所や、確認待ちの表示を整える方法は、ISO9001の製品保管で紹介しています。移動した後も品物と状態が分かるようにし、残る対応を次の担当者へ伝えます。

同じ仕入先で不足や傷が続く場合は、発生した日と内容をまとめて購買担当者へ共有します。仕入先と改善を相談したり、取引を見直したりする際の材料になります。詳しくは、仕入先評価の進め方を参照してください。

担当者によって検査方法が違う場合は、責任者と現在の手順書を見直します。新しく担当する人には、書類だけを渡すより、実物を一緒に見ながら説明する方が伝わりやすくなります。説明のそろえ方は、ISO9001の作業手順書でも紹介しています。

お客様から預かる材料や部品では、受入時の確認に加え、所有者が分かる表示、保管、異常時の報告や返却も必要になります。この場合の基本は、ISO9001の顧客支給品管理にまとめています。

受入検査のよくある質問

まとめ：確認を終えてから次の工程へ

受入検査は、届いた品物を注文書と検査手順に沿って確認し、使ってよいか判断するための仕事です。違いがあれば品物を分けて相談し、対応が終わるまで記録に残します。

検査方法が人によって違う、確認待ちの品物をうまく管理できないといった悩みがある場合は、ISOトラストのISO9001取得・運用支援に相談できます。今の手順書や記録をもとに、現場で続けやすい運用を考えられます。

ISOトラストの取得・運用支援を確認する